Wo steht HR im KI-Zeitalter?
Die Personalabteilung befindet sich bei der digitalen Transformation an einem Wendepunkt: Während einige Unternehmen moderne Cloud-Lösungen nutzen, türmen andere noch hohe Aktenstapel auf. Analoge Abläufe erweisen sich als Wettbewerbsnachteil. Wie ist der Mittelstand aufgestellt, dem oft Rückstand im Digitalen nachgesagt wird?
Diese Studie schafft mit dem HR-Digitalisierungsindex erstmals eine Benchmark für den DACH-Raum. Dafür wurden 325 HR-Entscheider befragt. Auf dieser Landingpage sind einige zentrale Ergebnisse versammelt. Alle Insights finden Sie in der vollständigen Studie, die als PDF heruntergeladen werden kann.
Digitalisierungsdruck auf HR steigt
Aufgetürmte Papierakten, alte Kellerarchive, händische Einträge: Sie gehören immer mehr der Vergangenheit an. Die HR-Entscheider im DACH-Raum erkennen die Dringlichkeit der digitalen Transformation. Etwa acht von zehn Befragten sagen, dass der Mittelstand für analoge Abläufe einen hohen Preis zahlt, denn er verliert dadurch Zeit und Talente. Beides sind rare Ressourcen für den Mittelstand, der im „War for Talents“ mit Konzernen und internationaler Konkurrenz wetteifert.
Doch obwohl die Bedeutung digitaler HR-Prozesse erkannt wird, verläuft der digitale Umstieg derzeit zögerlich. Mehr als die Hälfte der HR-Entscheider ist mit dem Digitalisierungslevel in ihrer Abteilung unzufrieden. Dabei sind digitale Prozesse eine große Chance für die Personalabteilung effizienter, strategischer und datengetriebener zu werden. Damit kann HR auch die eigene Rolle vom reaktiven Verwalten zum aktiven Gestalten wandeln.
Anteil von „stimme voll zu“ und „stimme eher zu“; n = 325
Quellen: Abacus Umantis, F.A.Z. Business Media | research, Personalwirtschaft
Wie bewerten Sie den Digitalisierungsgrad folgender HR-Prozesse in Ihrem Unternehmen auf einer Skala
von 1 (komplett analog) bis 8 (vollständig digital)?; in Prozent der Befragten; n = 325
Quellen: Abacus Umantis, F.A.Z. Business Media | research, Personalwirtschaft
Mittelstand mit Nachholbedarf
Die Digitalisierung wirkt tief in alle Abteilungen hinein. Für ein differenziertes Lagebild untersucht die Erhebung sechs Funktionsbereiche von HR. Die Befragten haben ihren Digitalisierungsgrad jeweils auf einer Skala von 1 (komplett analog) bis 8 (vollständig digital) verortet. Darauf basierend wurden drei Gruppen gebildet: Nachzügler (Skalenwerte 1–3), Mittelfeld (4–5) und Vorreiter (6–8).
Die Ergebnisse zeigen, dass die Personalabteilungen bei Verwaltungsaufgaben gute Fortschritte machen. Bei den HR-Kernprozessen wie Zeiterfassung oder Entgeltabrechnung haben beispielsweise 70 Prozent der Unternehmen einen hohen Digitalisierungsstand. Die weiterführenden Funktionsbereiche sind hingegen noch stärker analog geprägt. Allen voran bei People Analytics und Performance Management bewerten vergleichsweise viele Befragte die Digitalisierung als unterentwickelt (28 respektive 43 Prozent). Dort hat der Mittelstand noch viele Hausaufgaben zu erledigen, um die vollen Vorteile der HR-Digitalisierung zu heben.
Digitalisierungsoffensive erwartet
Mit Blick auf die nächsten zwölf Monate rechnen acht von zehn Befragten mit einem steigenden HR-Digitalisierungsgrad. Dass das Level stagniert, prognostizieren 16 Prozent der HR-Entscheider, und einen Rückgang erwarten nur wenige. Wenngleich der aktuelle Digitalisierungsgrad durchwachsen ist, zeigt die Tendenz klar nach vorn: in Richtung mehr digitaler HR-Prozesse. Angesichts dieser Ausgangslage stellt sich die Frage, wie der Mittelstand seine hohen Ziele für den Digitalisierungsfortschritt erfüllen will.
Wie wird sich der Digitalisierungsgrad in Ihrer HR-Abteilung in den kommenden zwölf Monaten verändern?;
in Prozent der Befragten; n = 325
Quellen: Abacus Umantis, F.A.Z. Business Media | research, Personalwirtschaft
Der neue Abacus Umantis
HR-Digitalisierungsindex
Der Index beleuchtet die Digitalisierung von HR-Prozessen im Mittelstand des DACH-Raums. Er wurde 2025 zum ersten Mal erhoben und wird in Zukunft regelmäßig aktualisiert. Die Berechnung basiert auf Saldos zur Einschätzung des aktuellen HR-Digitalisierungsgrads (Lage) und der zukünftigen Entwicklung (Erwartung). Die Ergebnisse, die Berechnung und eine Einordnung können Sie in der Studien-PDF nachlesen. Darin wird außerdem untersucht, wie Personalabteilungen aktuell bei der digitalen Transformation vorgehen.
Mehrheit nutzt KI im HR-Bereich
In der Personalabteilung des Mittelstands ist Künstliche Intelligenz (KI) noch nicht flächendeckend etabliert: 53 Prozent der Unternehmen nutzen KI-Technologien, allerdings vorwiegend in Form von Pilotprojekten und Einzelanwendungen. Etwa ein Fünftel plant aktuell, KI in Prozesse zu implementieren. Etwa ein Viertel der Unternehmen verzichtet ganz auf KI-Lösungen. Diese Unternehmen laufen Gefahr, in einer zunehmend digitalisierten Welt ins Hintertreffen zu geraten. Als Querschnittstechnologie wird KI in alle HR-Bereiche hineinwirken. Unter den KI-Nutzern dominieren generische Tools wie ChatGPT und Gemini (63 Prozent), während spezialisierte HR-Lösungen wie KI-unterstützte Mitarbeiterbefragungen (26 Prozent) deutlich seltener sind.
Nutzt Ihr Unternehmen derzeit Künstliche Intelligenz (KI) in HR-Prozessen?;
in Prozent der Befragten; n = 325
Quellen: Abacus Umantis, F.A.Z. Business Media | research, Personalwirtschaft
Wie ist in Ihrem Unternehmen die Nutzung von KI in HR-Prozessen geregelt?;
in Prozent der Befragten; n = 210
Quellen: Abacus Umantis, F.A.Z. Business Media | research, Personalwirtschaft
Klare Regeln fehlen oft
Obwohl KI-Tools immer häufiger Anwendung finden, haben rund vier von zehn HR-Einheiten im Mittelstand dafür keine (26 Prozent) oder unklare (13 Prozent) Regeln. Nur ein Drittel hat die Notwendigkeit verstanden, die Richtlinien schriftlich festzuhalten. Damit werden Mitarbeitenden Leitplanken zum Ausprobieren und Weiterentwickeln gesetzt. Insgesamt zeigt die Befragung, dass es für die breite Adaption von KI begleitendes Change Management braucht, das bei Mitarbeitenden Akzeptanz schafft, sie zur Nutzung befähigt und ihnen klare Vorgaben mitgibt.
KI ist gekommen, um zu bleiben
Es gibt zahlreiche Anwendungsfälle für KI im HR-Bereich. Ein vielversprechendes Feld ist die Personalbeschaffung: 61 Prozent der Befragten stimmen der These zu, dass KI-Tools der neue Standard im Recruiting sind. Generative KI erleichtert es, Stellenanzeigen zu erstellen und auf Kanälen zu bewerben. Mittels CV-Parsing lassen sich Bewerbungsunterlagen besser erfassen und auswerten. Gleichzeitig ist auch Vorsicht geboten: KI-Systeme können durch Trainingsdaten Biases aufweisen. Unternehmen müssen KI-Prozesse also sorgfältig und strategisch implementieren.
In Summe lassen viele Mittelständler aktuell Potenzial bei KI liegen: An dem Thema wird perspektivisch aber kein Weg vorbeiführen. Nur 29 Prozent halten den KI-Einsatz in der Personalabteilung für einen Hype. Für HR-Entscheider bedeutet dies: Jetzt handeln, Rahmenbedingungen schaffen und Mitarbeitende mitnehmen. Wer heute die Weichen stellt, gewinnt dadurch effizientere Prozesse, bessere Entscheidungen und mehr Zeit für das Wesentliche: den Menschen.
Anteil von „stimme voll zu“ und „stimme eher zu“; n = 325
Quellen: Abacus Umantis, F.A.Z. Business Media | research, Personalwirtschaft
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