KI erreicht den Prozessalltag
Die Personalabteilungen im Mittelstand digitalisieren weiter, und in knapp zwei Dritteln der Unternehmen kommt bereits Künstliche Intelligenz zum Einsatz. Doch knapp der Hälfte fehlt noch eine Digitalisierungsstrategie mit klaren Zielen, und so bleibt Potenzial ungenutzt. Wo hat HR seit dem Vorjahr aufgeholt, wo nicht, und was braucht es, damit aus einzelnen Maßnahmen ein tragfähiger Kurs wird?
In der zweiten Studienauflage erlaubt der HR-Digitalisierungsindex erstmals den Vergleich mit dem Vorjahr. 338 HR-Entscheider aus dem Mittelstand im DACH-Raum haben in diesem Jahr an der Befragung teilgenommen. Die wichtigsten Ergebnisse stellen wir auf dieser Website vor. Die vollständige Studie mit allen Auswertungen gibt es als kostenloses PDF zum Download.
Große Bedeutung, wenig Geduld
Wo Personalakten noch im Schrank liegen und Excel-Listen doppelt gepflegt werden, geht Zeit verloren, die an anderer Stelle fehlt. Gut drei Viertel der Befragten sind überzeugt, dass analoge HR-Prozesse den Mittelstand Zeit und Talente kosten. Mehr als acht von zehn halten die Digitalisierung der HR-Prozesse für wichtig oder sehr wichtig. Bei großen Mittelständlern sind es 93 Prozent.
Mit dem Digitalisierungsgrad im eigenen Haus ist mehr als die Hälfte der Befragten unzufrieden. Das Problem reicht über HR hinaus: 72 Prozent finden, dass der Mittelstand abteilungsübergreifend zu langsam digitalisiert. Dabei bietet die Umstellung den Personalabteilungen die Chance, vom Verwalter zum Gestalter zu werden. Neun von zehn Befragten erwarten, dass digitalisierte Prozesse mehr Zeit für strategische Personalthemen schaffen.
Anteil von „sehr wichtig“ und „wichtig“ bzw. „stimme voll zu“ und „stimme eher zu“; n = 338
Quellen: Abacus Umantis, F.A.Z. Business Media | research, Personalwirtschaft
Wie bewerten Sie den Digitalisierungsgrad folgender HR-Prozesse in Ihrem Unternehmen auf einer Skala
von 1 (komplett analog) bis 8 (vollständig digital)?; in Prozent der Befragten; in Klammern Veränderung gegenüber 2025 in Prozentpunkten; n = 338 (2026), 325 (2025)
Quellen: Abacus Umantis, F.A.Z. Business Media | research, Personalwirtschaft
Der Mittelstand kommt voran
Die Erhebung untersucht sechs HR-Funktionsbereiche. Die Befragten haben den Digitalisierungsgrad ihrer Personalabteilung jeweils auf einer Skala von 1 (komplett analog) bis 8 (vollständig digital) verortet. Darauf basierend wurden drei Gruppen gebildet: Nachzügler (Skalenwerte 1–3), Mittelfeld (4–5) und Vorreiter (6–8). Gegenüber dem Vorjahr ist der Anteil der Nachzügler in allen sechs untersuchten HR-Bereichen kleiner geworden, und in vier davon gibt es mehr Vorreiter.
Am stärksten digitalisiert bleiben die HR-Kernprozesse, bei denen fast drei Viertel der Unternehmen einen hohen Digitalisierungsgrad melden. Große Fortschritte gibt es in den Bereichen Self Service und People Analytics, also Anwendungen, die HR von Routineanfragen entlasten oder Kennzahlen für die Steuerung liefern. Bei den Talentthemen tut sich dagegen wenig: In Rekrutierung und im Performance Management wächst der Anteil der Vorreiter nicht, im Performance Management bilden die Nachzügler weiterhin die größte Gruppe. Bei der Entwicklung der Belegschaft dürfte damit oftmals die Datengrundlage fehlen.
Zuversicht für die Zukunft
Schon vor einem Jahr rechneten acht von zehn Befragten damit, dass der Digitalisierungsgrad ihrer HR-Abteilung in den folgenden zwölf Monaten steigen würde. Seither hat sich die Lage leicht verbessert. Der Optimismus hält an: Auch jetzt erwarten mehr als acht von zehn Befragten in den kommenden zwölf Monaten einen höheren Digitalisierungsgrad. Fast jeder Zweite rechnet zudem für 2027 mit einem höheren Budget für die HR-Digitalisierung. Kleine Mittelständler mit 50 bis 249 Mitarbeitenden sind bei beiden Erwartungen zurückhaltender.
Wie wird sich der Digitalisierungsgrad in Ihrer HR-Abteilung in den kommenden zwölf Monaten verändern?;
in Prozent der Befragten; n = 338; Hinweis: keine Nennungen für „Rückgang“ (0 Prozent)
Quellen: Abacus Umantis, F.A.Z. Business Media | research, Personalwirtschaft
HR-Digitalisierungsindex steigt
Mit der zweiten Erhebung lässt sich erstmals ablesen, wie sich die HR-Digitalisierung im Mittelstand entwickelt. Der Index steht 2026 bei 101,3 Punkten, gemessen am Basisjahr 2025 mit 100 Punkten. Grundlage ist der HR-Digitalisierungssaldo, der zwei Einschätzungen der Befragten bündelt: wie digital ihre HR-Prozesse heute sind (Lage) und wie sie sich in den kommenden zwölf Monaten entwickeln (Erwartung). Beide Werte sind gestiegen und somit auch der Index. Die genauen Ergebnisse, die Berechnung und eine Einordnung können Sie im Studien-PDF nachlesen. Darin wird außerdem untersucht, wie Personalabteilungen aktuell bei der digitalen Transformation vorgehen.
Basisjahr 2025 = 100; n = 338 (2026), 325 (2025); Details siehe Studien-PDF
Quellen: Abacus Umantis, F.A.Z. Business Media | research, Personalwirtschaft
Knapp der Hälfte fehlt eine Strategie
Wohin sich die Personalarbeit digital entwickeln soll, ist längst nicht überall geklärt. Fast jedes zweite Unternehmen hat keine Digitalisierungsstrategie für seine HR-Prozesse. Unter den kleinen Mittelständlern fehlt sie sogar häufiger. Das macht sich zunehmend bemerkbar, denn eine unklare Strategie zählt erstmals zu den fünf meistgenannten Herausforderungen bei der HR-Digitalisierung, während fehlende personelle Ressourcen als Hemmnis an Gewicht verlieren.
n = 338
Quellen: Abacus Umantis, F.A.Z. Business Media | research, Personalwirtschaft
Knapp zwei Drittel nutzen KI in HR
Ein Chatbot beantwortet Fragen zum Urlaubsanspruch, ein internes Sprachmodell wertet die Freitexte der Mitarbeiterbefragung aus. 64 Prozent der Befragten geben an, dass ihr Unternehmen KI in der Personalabteilung nutzt. Vor einem Jahr lag der Anteil der KI-Nutzer bei 53 Prozent. Der Anteil derer, die KI weder nutzen noch den Einsatz planen, ist deutlich geschrumpft.
Breit verankert ist die Technologie allerdings noch selten. Meist bleibt es bei einzelnen Anwendungen oder ersten Pilotprojekten. Am größten ist die Zurückhaltung bei den kleinen Mittelständlern, unter denen mehr als jedes fünfte Unternehmen KI weder nutzt noch die Nutzung plant. Bei den großen Mittelständlern trifft das nur auf 6 Prozent zu.
Nutzt Ihr Unternehmen derzeit Künstliche Intelligenz (KI) in HR-Prozessen?;
in Prozent der Befragten; n = 338 (2026), 325 (2025)
Quellen: Abacus Umantis, F.A.Z. Business Media | research, Personalwirtschaft
Wie wirkt sich der Einsatz von KI aktuell auf die Produktivität Ihrer Personalabteilung aus?; in Prozent der Befragten, die KI in HR-Prozessen nutzen; eine Figur entspricht 10 Prozent; n = 219
Quellen: Abacus Umantis, F.A.Z. Business Media | research, Personalwirtschaft
Erste Produktivitätsgewinne
Unter den Personalabteilungen, die bereits KI nutzen, zahlt sich der Einsatz für fast die Hälfte aus: 48 Prozent melden eine (stark) gestiegene Produktivität. Etwa zwei von fünf KI-Nutzern sehen keine Veränderung. Möglicherweise übersteigt der Aufwand bei diesen noch den Nutzen. Ein Blick auf die konkreten Anwendungsfälle zeigt, dass der Einsatz bislang selten in die Tiefe geht. Genutzt werden vor allem niederschwellige KI-Anwendungen.
Mehr Regeln und Akzeptanz
Schriftliche Leitlinien für den KI-Einsatz in der Personalabteilung gibt es inzwischen in 41 Prozent der Unternehmen, ein Jahr zuvor war es ein Drittel. Während große Mittelständler hier mehrheitlich vorangehen, hat jedes vierte kleine Unternehmen überhaupt keine Vorgaben. Damit steigt die Gefahr, dass sensible Personaldaten unbemerkt in frei verfügbaren KI-Tools landen.
Parallel dazu ist die Akzeptanz für den KI-Einsatz in HR nach Einschätzung der Befragten deutlich gestiegen: 65 Prozent halten sie bei Mitarbeitenden und Führungskräften für hoch, vor einem Jahr war es nur gut die Hälfte. Führungskräfte schätzen die Akzeptanz dabei höher ein als Befragte ohne Führungsrolle. Möglicherweise kommen Vorbehalte im Team bei der Leitung nicht immer an.
Wie ist in Ihrem Unternehmen die Nutzung von KI in HR-Prozessen geregelt?;
in Prozent der Befragten; n = 338 (2026), 325 (2025)
Quellen: Abacus Umantis, F.A.Z. Business Media | research, Personalwirtschaft
Anteil von „stimme voll zu“ und „stimme eher zu“; n = 338
Quellen: Abacus Umantis, F.A.Z. Business Media | research, Personalwirtschaft
Vom KI-Hype zur HR-Praxis
Nur rund drei von zehn Befragten glauben, dass das Potenzial von KI für HR-Prozesse überschätzt wird. Die HR-Entscheider haben inzwischen klare Erwartungen an den KI-Einsatz: Neben Zeitersparnis und Effizienz versprechen sich deutlich mehr von ihnen als 2025 neue Analysen und Prognosen sowie Impulse für Mitarbeiterbindung und -entwicklung. Mehr als sechs von zehn rechnen sogar damit, dass HR in spätestens drei Jahren die meisten Routineaufgaben an KI-Agenten abgeben kann.
Bis dahin ist allerdings noch einiges zu klären. Die größten Herausforderungen für die KI-Implementierung sind laut Befragten Datenschutzbedenken und rechtliche Unsicherheiten, gefolgt von fehlendem Fachwissen und der schwierigen IT-Integration. Um das volle Potenzial von KI zu erschließen, müssen Unternehmen die personellen, rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen schaffen, damit aus der wachsenden Breite auch Tiefe wird.
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