Wofür steht Neuraflow?
Unser Ansatz ist, Verwaltungswissen durch semantische Suchtechnologien und große Sprachmodelle transparenter und einfacher zugänglich zu machen – für Bürger wie für Mitarbeitende. Bisher haben wir dafür drei Produkte für Kommunen implementiert: einen KI-Chatbot und einen KI-Voicebot für die Bürgerkommunikation sowie eine interne KI-Assistenz. Mit unseren Partnerkommunen arbeiten wir an weiteren Anwendungen, etwa im Wissensmanagement.
Mit welchen Erwartungen treten die Kommunen an Sie heran?
Häufig mit gespannter Erwartung – vor allem beim Thema KI, das für viele Neuland ist. Viele sehen darin eine große Welle, von der sie sich überfordert und überrollt fühlen. Wir sehen unsere Aufgabe darin, zu vermitteln, wie man diese Welle reiten kann. Doch auch wenn die Entscheider die Mehrwerte erkannt haben, braucht es eine breite politische und administrative Rückendeckung. Und schließlich kommt es auf die Umsetzung an: Jüngere Mitarbeitende sind meist besonders schnell, ältere Kollegen reagieren zunächst oft zurückhaltender.
©neuraflow GmbH
Ist das Commitment die größte Hürde bei der Umsetzung kommunaler Projekte?
Nein, im Gegenteil. Das Engagement der Mitarbeitenden in den Kommunen ist der größte Treiber bei der Digitalisierung. Die größte Herausforderung sind eindeutig die Finanzierung und die Vergabeverfahren, die auf kommunaler Ebene sehr komplex und aufwändig sein können. Das führt mitunter zu kuriosen Situationen, wenn Verwaltungen aufwendige Vergabeprozesse umgehen und die KI-Projekte an Rahmenvertragspartner vergeben, die nicht über die geforderte Expertise und Referenzen verfügen. Glücklicherweise haben mittlerweile Bundesländer wie Hamburg oder Baden-Württemberg Regelungen eingeführt, nach welchen Projekte bis zu 100.000 Euro leichter an Start-ups vergeben werden können. Erschwerend kommt hinzu, dass Innovationsprojekte in vielen Kommunen nur noch beauftragt werden können, wenn sich Kostensparpotenziale nachweisen lassen.
Was müsste passieren, damit Kommunen Innovationen stärker zulassen?
Helfen würde vor allem mehr Mut. In Unternehmen und Start-ups ist iteratives Vorgehen – also schrittweises Testen, Lernen und Anpassen – selbstverständlich. In Verwaltungen dominiert dagegen häufig das Denken in Großprojekten mit Vorplanung. Wichtig wäre, dass auch dort mutige Schritte belohnt werden. Interessanterweise finden wir diesen Mut oft in Kommunen zwischen 30.000 und 80.000 Einwohnern. Sie haben meist die notwendigen Ressourcen für die Digitalisierung und kurze Entscheidungswege. In Großstädten müssen Entscheidungen dagegen oft über mehrere Hierarchiestufen abgestimmt werden, so dass bis zur Umsetzung viel Zeit vergehen kann.
Sie bringen viel Erfahrung aus großen Projekten mit. Wie wichtig ist Vertrauen?
Vertrauen ist alles. Wir setzten auf eine sehr enge Zusammenarbeit mit den Digitalisierungsteams unserer Partnerkommunen, sodass beide Seiten davon profitieren. Kommunen, die uns noch nicht gut kennen, bieten wir in der Regel eine unverbindliche Testphase an. Wir setzen zudem immer auf Transparenz: Das heißt, wir dokumentieren genau, woher unsere KI-Lösungen ihre Antworten beziehen – jede Aussage ist mit einer Quelle verknüpft. So können Verwaltungen nachvollziehen, auf welcher Informationsgrundlage geantwortet wird.
Abgesehen von der Finanzierung und dem Vertrauen – wo hakt es bei der Projektumsetzung?
In der Umsetzung stoßen wir dort auf Probleme, wo die bestehende Datenqualität unvollkommen ist. Typisches Beispiel sind fehlende, veraltete oder widersprüchliche Informationen auf einer kommunalen Website oder sonstigen kommunalen Quellen. Eine KI kann fehlende Inhalte nicht kompensieren – das wollen wir auch nicht. Deshalb arbeiten wir eng mit den Fachbereichen zusammen, denn sie kennen die Qualität ihrer Daten am besten.
Datenschutz ist für Kommunen ein sensibles Thema. Wie gehen Sie damit um?
Wir arbeiten bei der Bürgerkommunikation ausschließlich mit öffentlich verfügbaren Daten der Kommunen und achten strikt darauf, dass unsere Chat- und Voicebots keine sensiblen persönlichen Angaben verarbeiten. Außerdem hosten wir unsere KI-Lösungen ausschließlich auf zertifizierten deutschen Servern bei einem deutschen Cloud-Hosting-Anbieter. Zudem können Kommunen bei uns wählen, ob sie marktführende LLM-Modelle oder Open-Source-Alternativen nutzen möchten – je nach Anforderungen an Datenschutz, Kosten und Leistung. So können die Kommunen den Grad ihrer digitale Souveränität selbst wählen.
Wir haben über Hemmnisse gesprochen. Was braucht es, damit Projekte für beide Seiten – Kommunen wie Anbieter – zum Erfolg werden?
Entscheidend ist, dass Kommunen nicht nur auf Fördermaßnahmen warten, sondern selbst investieren: Digitalisierungsmaßnahmen haben langfristig einen Mehrwert für die Bürger und bringen zudem Einsparungsmöglichkeiten mit sich. Der Einsatz von generativer KI kann in der öffentlichen Verwaltung die Kommunikation und die Informationsarbeit vereinfachen sowie Teams entlasten. Dadurch haben Mitarbeitende mehr Zeit für komplexe Beratungsgespräche und Aufgaben, bei denen menschliche Expertise und Empathie unersetzbar sind.
KI kann Prozesse verschlanken – was würde den Verwaltungen grundsätzlich helfen, effizienter und nachhaltiger zu arbeiten?
Wesentlich ist, die Mitarbeitenden auf allen Ebenen von Anfang an einzubeziehen – nicht nur die Entscheider. Wenn die Beschäftigten außen vor bleiben, fehlt die Akzeptanz. Ein Beispiel: In einer Kommune wurde die Digitalisierung der Akten beschleunigt, indem ältere Kinder von Mitarbeitenden beim Einscannen halfen und sich etwas hinzuverdienen konnten. Zu Hause erzählten sie davon und nahmen ihre Eltern so im Digitalisierungsprozess mit.
Wenn Sie fünf bis zehn Jahre nach vorne blicken – wo sehen Sie Neuraflow dann?
Wir wollen in allen Bereichen der Verwaltung präsent sein, wo mittels KI-Lösungen ein Mehrwert geschaffen werden kann. Unsere Vision ist eine intelligente KI-Plattform, die kommunales Wissen vernetzt und es sowohl nach innen als auch nach außen nutzbar macht.
Trauen Sie Deutschland diesen Sprung in den nächsten zehn Jahren zu?
Deutschland steht vor besonderen Herausforderungen – das föderale System erfordert mehr Abstimmung, als das in zentralistisch organisierten Ländern der Fall ist. Aber es gibt derzeit viele politische Initiativen auf Bundes- und Landesebene, die Dinge schlanker, effektiver und einheitlicher zu gestalten. Noch ist offen, was davon auf kommunaler Ebene Wirkung entfalten wird. Aber wir arbeiten genau an dem Ansatz, der im BMDS immer wieder genannt wird: Erfolgreiche Lösungen identifizieren, skalieren und für andere Kommunen nutzbar machen. Und wir sehen jeden Tag: es gibt innovative Städte und Gemeinden, die zeigen, was möglich ist.
Neuraflow wurde 2024 in Bremerhaven gegründet und entwickelt KI-gestützte Lösungen wie Chatbots, Voicebots und smarte Suchsysteme für die öffentliche Verwaltung. Ziel ist es, die Digitalisierung im öffentlichen Sektor voranzubringen und die Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern zu vereinfachen.