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Herr Mayer, Herr Wübbels, wir sehen, dass Steuerabteilungen bei der Unternehmensdigitalisierung nicht immer im Fokus stehen. Wie sieht es bei HUESKER aus?

Durch die Komplexität unseres weltweiten Geschäfts und die damit verbundene Häufigkeit von grenzüberschreitenden Aktivitäten steht die Ordnungsmäßigkeit der steuerlichen Abwicklung bei HUESKER immer im Fokus. Wir sind in über 80 Ländern aktiv – zum einen mit eigenen Tochtergesellschaften oder ­Vertriebseinheiten, zum anderen mit Exportaktivitäten. Unser Schlüssel zum steuerlichen Erfolg sind neben einer intensiven Zusammenarbeit mit allen lokalen Finanzämtern und Behörden sowohl eine starke Finanzabteilung als auch eine gut organisierte Steuerabteilung. Es ist ja nicht nur die umsatzsteuerliche, sondern auch die ertragsteuerliche Komponente bedeutend. Folgerichtig wurde dann auch im Rahmen unserer umfassenden Digital Roadmap, die die kaufmännische Abteilung erarbeitet hat, das Thema Steuern direkt auf die Agenda gehoben und dann auch als erstes digitalisiert. Darauf sind wir stolz.

Welche digitalen Tools nutzt Ihr Unternehmen bei steuerlichen Themen?

Insgesamt sind die Kernprozesse im Rechnungswesen und Controlling der HUESKER Gruppe vollständig digitalisiert. Wir haben die gesamte Supply Chain bis hin zum Reporting IT-gestützt und harmonisiert aufgebaut: angefangen bei der digitalen Erfassung und der revisionssicheren Archivierung der Eingangsrechnungen, mittels D3 von d.velop über unser Warenwirtschaftssystem SAP R/3 bis hin zu unserem BI-Tool „CORE“, basierend auf dem CoPlanner. Das Debitorenmanagement wurde flächendeckend in den Modulen SD und der Produktionsbereich durch eine integrale Verknüpfung der Produktionsplanung Intex- und SAP-optimiert.
Diese digitalen Lösungen werden sukzessive durch Peripheriesysteme erweitert. 2022 haben wir Salesforce für den Vertrieb, Pimcore für das Stammdatenmanagement und d.velop D3 als Rechnungsdatenbank eingeführt. Im Steuerumfeld verfolgen wir eine duale Strategie: Neben der Implementierung von proUID der Firma proTask verwenden wir das VAT Audit Tool von Ebner Stolz. Dadurch können wir zum einen alle Umsatzsteuer-IDs qualifiziert überprüfen und umsatzsteuerliche Plausibilitätschecks auf Einzelbelegebene durchführen, zum anderen zeitgleich unsere Abläufe optimieren und die umsatzsteuerliche Compliance wesentlich verbessern.

Welche steuerlichen Aufgaben erledigen Sie inhouse, welche Aufgaben übernehmen Ihre Steuerberater?

Alle Fragen im Hinblick auf die korrekte umsatzsteuerliche Behandlung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden für alle Bereiche in der Finanzabteilung gesammelt und steuerlich beurteilt. Ein Umsatzsteuerhandbuch steht allen Mitarbeitern im Intranet zur Verfügung, so dass viele Sachverhalte anhand von Beispielen bereits eigenständig gelöst werden können. Bei Unsicherheiten wird immer die Finanzabteilung hinzugezogen. Durch die internationale umsatzsteuerliche Komplexität können aber nicht alle Sachverhalte abschließend Inhouse beurteilt werden. In diesen Fällen nutzen wir das Fachwissen unserer Steuerberater.

Robert Backes – Foto: Hartmut Bühler

Sascha Torsten Mayer – Foto: Hartmut Bühler

Markus Wübbels – Foto: Hartmut Bühler

Die Umsatzsteuer stellt Steuerabteilungen regelmäßig vor große Herausforderungen, da hier besonders viele Daten anfallen.
Wie gelangt HUESKER zu einer einheitlichen Datenbasis bei der Umsatzsteuer-Voran­meldung?

Alle Daten für die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Zusammenfassende Meldung werden aus SAP generiert und zusammengeführt. Es besteht hierbei eine umsatzsteuerliche Organschaft zwischen den deutschen Gesellschaften der HUESKER Gruppe. Die Buchungskreise der Gesellschaften des Organkreises werden in SAP in einer Voranmeldung zusammengefasst. Steuerschuldner ist die HUESKER Holding GmbH als Konzernmutter. Bei Umsatzsteuerzahlungen beziehungsweise -erstattungen findet dann eine interne Verrechnung zwischen den Gesellschaften statt.

Können Sie kurz erläutern, wie die Erstellung der ­Umsatzsteuer-Voranmeldungen bei Ihnen erfolgt?

Die Finanzabteilung erstellt monatlich die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Zusammenfassende Meldung. Wir haben im vergangenen Jahr die Steuerkonten erweitert, so dass die verschiedenen Steuerkonten fest mit den entsprechenden Steuerkennzeichen verknüpft sind und auch keine abweichenden Buchungen zulassen. Damit sind diese mit den Umsätzen im Rahmen einer Umsatzsteuer-Verprobung abstimmbar.

Wie prüfen Sie Stammdaten auf ihre ­Plausibilität hin?

Neben unseren Standardtools überprüfen wir all unsere Vorgänge und Stammdaten mit dem VAT Audit Tool von Ebner Stolz. Dadurch stellen wir zum einen sicher, dass die Daten im Rahmen der Umsatzsteuer-Verprobung plausibel sind.
Zum anderen prüfen wir aber auch die Daten auf Einzelbelegebene auf umsatzsteuerliche Plausibilität hin. Neuerdings werden alle Stamm­­­daten von unserem Product-Information-Management-Tool Pimcore verwaltet und gesteuert. Dadurch haben wir einen komplett integralen Prozess, der uns weitreichend Rechtssicherheit gibt – vom Produktkatalog über den Webshop bis hin zur Stammdatenpflege in den ERP-Systemen.

Wie sieht das Tax CMS bei HUESKER aus?

Unser Tax CMS ist modular aufgebaut und wird aktuell weiterentwickelt. Schritt für Schritt verbessern wir unsere Stammdaten, unsere Prozesse und schulen unsere Mitarbeiter, um die Steuerrisiken zu minimieren. Wir haben die automatische Steuerfindung in SAP komplett neu durchdacht und programmiert. Unser Ziel ist es, manuelle Eingriffe bei der Auftragsanlage auf ein Minimum zu reduzieren. Hierzu ein Beispiel: Stellen Sie sich einen internationalen Geschäftsvorfall vor mit mehreren Protagonisten. Das System erkennt eigenständig anhand von Auftragsdaten, Zielland, Auftraggeber, Waren- und Rechnungsempfänger, welcher Sachverhalt vorliegt. Ist es ein Dreiecks- oder ein Reihengeschäft? Liegt die USt-ID-Nummer vor? Werden die umsatzsteuerlichen Kriterien eingehalten? Weil der Vertrieb kaum noch manuell eingreifen muss, ist die Fehlerquote minimal. Nur wenn eine außergewöhnliche Konstellation vorliegt, die nicht über die Steuerfindung abgedeckt ist, kann die Rechnung nicht automatisch verbucht werden und wird in einem Arbeitsvorrat zur weiteren Bearbeitung gesammelt. So wird sichergestellt, dass durch diese manuelle Nachbearbeitung die korrekte umsatzsteuerliche Rechnung an den Kunden versendet wird.

Welche Rolle spielt für Sie die Analyse von Massendaten auf Belegebene im Rahmen des Tax CMS?

Eine sehr wichtige. Nur durch eine strukturierte Analyse der Flut von Einzelbelegen können wir abweichende Buchungslogiken und Auffälligkeiten erkennen und diese durch Systemanpassungen künftig verhindern. Durch die Datenanalyse stellen wir sicher, dass die automatische Steuerfindung weiterhin zu den richtigen Ergebnissen führt, und können bei Bedarf die Steuerfindung anpassen. Dadurch entsteht ein digitales Vier-Augen-Prinzip bei der Steuerfindung.

Die Finanzverwaltungen in Spanien und Italien sind in Sachen Digitalisierung der Umsatz­steuer schon deutlich weiter.
Wie werden Sie den Anforderungen dieser Staaten gerecht?

In unseren kleineren Vertriebseinheiten in Italien und Spanien nutzen wir separate ERP-Systeme und selbstprogrammierte Anwendungen. Diese sind bereits vollständig an die Finanzbehörden angebunden und laden alle Rechnungen in die dortigen Systeme hoch.

Die Bundesregierung will die Digitalisierung im Steuerbereich weiter vorantreiben, hier hinkt Deutschland deutlich hinterher. Das elektronische Reporting von E-Rechnungen an die Finanzverwaltung wird bald auch deutsche Steuerabteilungen betreffen. Wie stellen Sie sich darauf ein?

Wir haben frühzeitig die Vorteile der Digitalisierung erkannt, da wir mit einer kleinen Mannschaft eine hohe Komplexität stemmen. Die E-Rechnung setzen wir bereits in Österreich für staatliche Aufträge – ein wichtiges Geschäft für uns – ein. Auch in weiteren europäischen Niederlassungen haben wir damit bereits Erfahrungen gesammelt. Deshalb ist es ein kleiner Schritt, dies auch in Deutschland flächendeckend aufzubauen. Bereits heute erhalten und versenden wir 95 Prozent aller Rechnungen digital. Wir sind also gut vorbereitet. Zudem werden aktuell ­systemübergreifende Bearbeitungsschritte über die Robotic-Process-Automation digitalisiert, so dass wiederkehrende transaktionsbezogene ­Tätigkeiten ab 2023 einfacher werden.

Robotic Process Automation (RPA) ist für Sie damit ein wichtiger Baustein in der ­Digitalisierung?

Ja, auf jeden Fall. Wir implementieren RPA gerade an zahlreichen Stellen, um transaktionsbezogene Themen auch automatisiert erstellen zu können – quasi als Hilfestellung für die Fachkräfte, die sich dann um die inhaltliche Steuerung statt um die transaktionale Abwicklung kümmern können. Dazu bauen wir jetzt Prototypen in verschiedenen Fachabteilungen auf. Wir schulen gerade einen Teil unserer Mitarbeiter für die RPA-Anwendung. In diesen Anwendungen werden quasi systemübergreifend die Klicks, die ein Mensch macht, abgebildet. Der Vorteil ist, dass man der RPA-Anwendung beibringen kann, wie die entsprechenden Schritte fehlerfrei ablaufen. Die Maschine arbeitet dann 24/7 daran, die einzelnen systemübergreifenden Schritte miteinander zu verknüpfen. Von der Öffnung eines SAP-Systems über den Download in Excel bis hin zur Bearbeitung im BI-Tool oder auch dem Versand einer E-Mail – jede menschliche Interaktion mit dem System kann digital nachgebildet werden. Dabei ist es wichtig, der Belegschaft zu verdeutlichen, dass es dabei nicht darum geht, Arbeitskräfte zu ersetzen. RPA unterstützt vielmehr bei rein repetitiven Aufgaben. Dadurch können sich die Mitarbeiter wertschöpfenden Tätigkeiten widmen. Vielleicht können wir dadurch in Zukunft auch den Beratungsaufwand hinsichtlich Steuerthemen etwas reduzieren, weil wir mehr Kapazitäten haben werden, um uns um die inhaltlich interessanten Themen selbst zu kümmern.

Nutzen Sie RPA bereits für steuerliche ­Anwendungsfälle?

Noch nicht. Aber es sind verschiedene Anwendungsbereiche denkbar: Wie mache ich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung? Wie lade ich die Daten hoch? Wie kann ich Formulare der Behörde befüllen? Das ist alles denkbar. Unsere Anwendung steckt hier noch in den Kinderschuhen, denn wir fangen gerade an, das aufzubauen. Großkonzerne sind hier sicherlich schon zwei Schritte weiter. Für uns Mittelständler ist es wichtig, jetzt nachzuziehen.

Wie gehen Sie bei der Entwicklung Ihrer RPA-Anwendung vor?

Wir machen das zusammen mit einer Beratungsfirma. Für uns steht jetzt erst einmal im Vordergrund zu lernen, wie das geht. Wir haben einen Stab aus vier Mitarbeitern, die aus der IT und aus den Fachabteilungen stammen. Sie erlernen nun dieses Quasiprogrammieren. Letztendlich sollen sie mit ihrem Expertenwissen die jeweiligen Einheiten beim Ausrollen der Anwendung unterstützen.

Was bedeutet das für die Arbeit in Ihrer ­Finanzabteilung?

Wir sind ein münsterländisches Unternehmen mit schlanken Strukturen, aber tollen Ideen und Entwicklungsgeist. Das gilt auch für die Finanzabteilung. Wir wollen als Businesspartner Lösungen präsentieren und genauso innovativ aufgestellt sein wie das restliche Unternehmen. Nur so können wir zukunftsfähig sein und auch hier in der Region attraktive Arbeitsplätze in diesem Bereich anbieten. Themen, die im Tagesablauf nicht ganz so spannend sind, in digitale Prozesse zu übersetzen schafft Zeit für gestalterische Aufgaben. Genau das ist unser Ziel. Aktuell findet ein Wandel statt: Viele Unternehmen sagen, der Job des Kreditors oder des Buchhalters werde zukünftig ganz anders aussehen. Dem stimme ich zu. Diese Mitarbeiter werden zunehmend mehr als finanzielle Berater für die Lieferanten und für die Einkaufsabteilung tätig werden.

Können Sie dies näher erläutern?

Betrachten wir beispielsweise unsere Kreditorenbuchhaltung. Bei HUESKER heißt diese mittlerweile Kreditorenmanagement. Das ist nicht einfach nur ein neuer Titel. Es ist der Versuch, nach außen zu verdeutlichen, dass diese Funktion nicht nur für das ordnungsgemäße Verbuchen der Eingangsrechnungen zuständig ist. Sie realisiert darüber hinaus die Kreditwürdigkeitsprüfung im Lieferantenbereich und agiert als Finanzpartner für die Einkaufsabteilung. Dabei hat sie die gesamte Supply Chain im Blick, um auch als Wissensvermittler für die kleineren Tochtergesellschaften agieren zu können. Das Gleiche gilt für den Debitorenbereich. Die Zeit, die die Kollegen für diese neuen Aufgaben benötigen, erarbeiten wir uns über die Automatisierung von Prozessen.

Wie reagieren Ihre Mitarbeiter darauf, wenn sich deren Aufgabenfeld so verändert?

Grundsätzlich positiv. Insgesamt lernen alle Mitarbeiter gern etwas Neues und verbessern sich und ihre Arbeitsbereiche. Das Gleiche haben wir auch schon bei der Einführung von SAP gesehen. Am Anfang stöhnen viele: „Ist das kompliziert“. Aber sobald man sich damit intensiver auseinandergesetzt hat, wird klar, dass es damit doch einfacher und schneller geht. Die Digitalisierung des Rechnungseingangsprozesses inklusive revisionssicherer Archivierung Anfang 2019 erlangte sehr schnell eine große Akzeptanz und war maßgeblich dafür verantwortlich, dass wir problemlos während der Corona-Zeit aus dem Homeoffice arbeiten konnten. Die Vorteile, die aus der Digitalisierung erwachsen, steigern die allgemeine Akzeptanz von entsprechenden Lösungen.

Wie fördern Sie diese Akzeptanz konkret?

Wir haben eine interne Abteilung, die sich mit kontinuierlichen Verbesserungsprozessen beschäftigt. Uns ist es wichtig, die Kollegen nicht zu überfordern, sondern sie auf dem Weg mitzunehmen. Es sind eben auch oft ihre Ideen, die wir umsetzen. In diesen Fällen sind sie auch schnell überzeugt von deren Sinnhaftigkeit.
Das Credo unseres Hauses ist es, dass wir selbst Leute ausbilden. So machen wir das auch im Bereich RPA. Wir holen uns nicht nur einen Berater dazu, der einen Prozess verbessert und dann wieder weg ist. Wir haben am Ende Kolleginnen und Kollegen, die in der Lage sind, Prozesse anzupassen und zu automatisieren. Das nimmt die Belegschaft ebenfalls positiv auf. Ich denke, für alle Kollegen ist mittlerweile klar: Die Zukunft der Finanz- und Steuerabteilung ist ­digital. Wir freuen uns darauf!

Die HUESKER Gruppe

ist Hersteller von technischen Textilien, insbesondere für Anwendungen in den Bereichen Geo, Industrie und Agrar, und zwar in vielen Ländern der Erde – EU- und weltweit. Als außerordentlich erfolgreiches mittelständisches Unternehmen entwickelt und produziert HUESKER technische Textilien, die als nachhaltige Ingenieurlösungen alternativ zu herkömmlichen Bauweisen eingesetzt werden. Hierbei ist HUESKER in allen Einsatzfeldern als Technologieführer etabliert, der Nachhaltigkeit mit wirtschaftlichem Erfolg verbindet.

Sascha Torsten Mayer

ist seit dem 1. September 2020 Kaufmännischer Leiter und CFO der HUESKER Gruppe und verantwortet die Bereiche Finanzen und Controlling, IT und Stammdatenmanagement, Einkauf und Recht. Mayer blickt auf 25 Jahre Berufserfahrung in internationalen Konzernen und mittelständischen Unternehmen als CFO, Bereichs­leiter Controlling, Leiter IT, Recht und Personal zurück.

Markus Wübbels

ist seit dem 1. Juli 2020 Projektmanager FI/CO/Steuern der HUESKER Gruppe. Zuvor war er als Leiter Rechnungswesen und Steuern bei HUESKER tätig.