Die Digitalisierung der Steuerfunktion hat begonnen – sie ist aber längst noch nicht am Ziel angekommen

Die Steuerfunktion wird in der gesamtunternehmerischen Digitalisierungsstrategie mittelständischer Unternehmen aktuell meist noch vernachlässigt. Dennoch haben 90 Prozent der befragten Unternehmen bereits mit der Digitalisierung im Steuerbereich begonnen und verfolgen somit eine eigene, fachbereichsspezifische Digitalisierungsstrategie. Die zunehmende Flut an steuerrelevanten Daten und die Regulatorik sind dabei die beiden wichtigsten Treiber. Entsprechend ist der Druck zur digitalen Transformation, insbesondere bei den datenintensiven Steuerarten, besonders hoch. Auch wenn die Digitalisierung der Steuerfunktion nicht den Fokus auf die Kostensenkung richtet, werden vielfach Einsparpotentiale durch Effizienzsteigerungen und Prozessoptimierungen erkannt.

Die Steuerfunktion muss in die Digitalisierungsstrategie einbezogen werden

Viele Daten, die die Steuerfunktion regelmäßig benötigt und weiterverarbeitet, fallen originär in anderen Abteilungen an und werden dort initial erfasst – zum Teil bereits mit einer ersten steuerlichen Würdigung. Eine Silodenkweise der Steuerfunktion in Bezug auf die eigene Digitalisierungs­strategie wird langfristig zu Insellandschaften unterschiedlicher (Steuer-)Software mit Medienbrüchen und unabgestimmten bereichsübergreifenden Prozessen führen. Die hierdurch entstehenden Mehraufwendungen und Ineffizienzen gilt es in jedem Fall zu vermeiden. Hinzu kommt, dass sich durch eine bereichsübergreifende Digitalisierungsstrategie die Investitionen in (IT-)Ressourcen und Technologien (Hardware sowie Software) häufig sinnvoll kombinieren lassen. Dies führt zu geringeren anteiligen Kosten für die Steuerfunktion und weniger Aufwand als ein bereichsbezogener Alleingang.

„Die Einbindung des Steuerbereichs bei der Definition einer gesamtunternehmerischen Digitalisierungsstrategie ist (sehr) wichtig“

Antwort „(sehr) wichtig“; in Prozent der Befragten; n = 111

Quellen: Ebner Stolz; F.A.Z. Business Media

Mit der Digitalisierung im Steuerbereich haben zahlreiche Unternehmen bereits begonnen

„Wie ist der Stand der Digitalisierung Ihres Unternehmens im Bereich Steuern?“; in Prozent der Befragten nach Unternehmensgröße¹; n = 120

¹Darstellung ohne Antwortoption „weiß nicht/keine Angabe“
Quellen: Ebner Stolz; F.A.Z. Business Media

Der Stand der digitalen Transformation im Steuerbereich wird sehr unterschiedlich beurteilt. Mit steigendem Jahresumsatz ist dabei die digitale Transformation weniger weit fortgeschritten. Dieses durchaus überraschende Ergebnis – in vielen anderen Bereichen sind die großen Unternehmen Digitalisierungsvorreiter – kann unterschiedliche Gründe haben. Denkbar ist, dass die mit steigender Unternehmens­größe einhergehende steuerliche, technische und prozessuale Komplexität diese Unternehmen aktuell noch von dem Schritt zur digitalen Transformation abhält. Ein weiterer Grund können personelle Engpässe sein, da der Weg in die Digitalisierung zunächst Ressourcen bündelt, bevor perspektivisch eine personelle Entlastung eintritt. Wenngleich in der jetzigen Situation durchaus valide Gründe bestehen mögen, werden auch diese Unternehmensgruppen sich absehbar mit den Heraus­forderungen der digitalen Transformation beschäftigen und eine Strategie für sich definieren müssen.

Erste Schritte zur digitalen Transformation sind gemacht

Der erste Schritt zur digitalen Transformation der Steuerfunktion besteht in der Regel darin, dass die bestehenden Prozesse, Systeme und Daten aufgenommen und analysiert werden (Ist-Zustands-Analyse). Anschließend werden vermeidbare Medienbrüche und Ineffizienzen identifiziert und auf dieser Grundlage Potentiale zur Prozessoptimierung und ‑automa­tisierung erarbeitet. Gut ein Drittel der Befragten hat im Steuerbereich bereits derartige Analysen durchgeführt, zahlreiche sind aber noch in der Planung. Die Erfahrung zeigt, dass ein elementarer Grundstein für die erfolgreiche digitale Transformation der Steuerfunktion mit der Aufnahme und Dokumentation der Prozesse gelegt wird. Erst dadurch können Bedarfe vollständig und umfassend ermittelt sowie die richtigen Entscheidungen getroffen werden, die dann in einer unternehmens­weiten Digitalisierungsstrategie berücksichtigt werden sollten.

„Steuerliche Prozesse wurden bzw. werden auf Verbesserungs- und Automatisierungspotentiale analysiert”¹

¹Antworten „ja“ und „nein, ist aber geplant“; in Prozent der Befragten nach Unternehmensgröße; n = 97
Quellen: Ebner Stolz; F.A.Z. Business Media

Datenaufkommen und Regulatorik treiben die Digitalisierung in Steuerfunktionen an

„Was sind Ihrer Ansicht nach die Treiber der Digitalisierung im Bereich Steuern?“; in Prozent der Befragten nach Unternehmensgröße¹; n = 99

¹drei Antworten möglich Quellen: Ebner Stolz; F.A.Z. Business Media

Betrachtet man die steuerlichen Anforderungen, die der Gesetzgeber in den vergangenen Jahren an die Steuerpflichtigen gestellt hat, überrascht es kaum, dass die steigenden Datenmengen als relevantester Treiber identifiziert wurden. Einen Digitalisierungsdruck durch die wachsende steuerfachliche Komplexität spüren vor allem die großen Mittelständler mit einem Jahresumsatz von 250 Millionen Euro und mehr. Es liegt auf der Hand, dass aufgrund ihrer breiteren Geschäftstätigkeit, unter anderem mit internationalen Konzernstrukturen und einem größeren Auslandsgeschäft, auch die steuerlichen Fragestellungen komplexer werden. Obwohl die Digitalisierung an vielen Stellen durch technisch optimierte und automatisierte Prozesse (beispielsweise mittels Robotic Process Automation) ein umfangreiches Potential zur Aufwandsminimierung liefert, sind Kosteneinsparungen selbst kein Grund für die Digitalisierung der Steuerfunktion.

Technische Innovationen und Digitalisierung helfen sparen

Antwort auf die Frage: „Wie schätzen Sie das Einsparungspotential durch technische Innovationen und Digitalisierung im Bereich Steuern in den kommenden Jahren ein?“; in Prozent der Befragten (nach Unternehmensgröße); n = 106¹ 

¹ Darstellung ohne Antwortoption „weiß nicht/keine Angabe“
Quellen: Ebner Stolz; F.A.Z. Business Media

Die Digitalisierung der Steuerfunktion in mittelständischen Unternehmen wird kaum als Kostensenkungsmaßnahme betrachtet. Doch sehen viele Befragte ein Einsparungspotential durch technische Innovationen und die Digitalisierung der Steuerfunktion. Nur 5 Prozent sehen keine Potentiale zur Kosteneinsparung – in vielen Fällen ein Irrglaube: Durch den Einsatz von Prozess­­automatisierungen wie RPA können häufig sehr zeitraubende und fehler­anfällige Tätigkeiten standardisiert und effizient abgearbeitet werden. Funktionale Steuerlösungen sowie steuerliche Business-Intelligence-Tools (BI-Tools) unterstützen zudem bei der täglichen Arbeit und helfen bei der Daten­zusammen­stellung oder -aufbereitung. Dies bedeutet aber nicht, dass Personal durch diese abgelösten Tätigkeiten eingespart wird. Vielmehr verlagert sich das Tätigkeitsfeld zunehmend von der reinen einfachen Erstellung und Aufbereitung von (Arbeits-)Ergebnissen hin zu einer prüfenden und steuerlich würdigenden Aufgabe – also wesentlich anspruchsvolleren Tätigkeiten.

Hoher Digitalisierungsdruck bei datenintensiven Steuern

„Bei welchem steuerlichen Thema sehen Sie den höchsten Digitalisierungsbedarf?“; in Prozent der Befragten nach Unternehmensgröße; n = 101¹

¹drei Antworten möglich Quellen: Ebner Stolz; F.A.Z. Business Media

Daten werden als wichtigster Treiber der Digitalisierung im Steuerbereich gesehen, entsprechend sehen die Befragten vor allem bei datenintensiven Steuerarten einen hohen Digitalisierungsbedarf. Für Zwecke der Deklaration und der steuerlichen Compliance sind gerade in der Umsatzsteuer eigenständige Toollösungen mit Funktionen zur Massendatenanalyse und ‑validierung sowie direkter Anbindung an das ERP-System eine große Unterstützung für die Steuerfunktion. Eine Vielzahl von automatisierten steuerlichen Prüfroutinen stellt sicher, dass die eingebuchten Daten die umsatzsteuerlichen Anforderungen erfüllen. Eine manuelle Prüfung in diesem Umfang, also ohne den Einsatz von modernen Toollösungen, dürfte in jedem Unternehmen an den Kapazitäten scheitern.

Digitalisierungsbudget ist überwiegend vorhanden

„Wie schätzen Sie das verfügbare Budget für Digitalisierungsthemen im Bereich Steuern in Ihrem Unternehmen ein?“; in Prozent der Befragten; n = 106¹ 

¹ Darstellung ohne Antwortoption „weiß nicht/keine Angabe“
Quellen: Ebner Stolz; F.A.Z. Business Media

Die Digitalisierung der Steuerfunktion verursacht Kosten durch den Einsatz von neuen Technologien (Hardware sowie Software) und Beratern – das ist aber auch in allen anderen Digitalisierungs­bereichen der Fall. Die Investition in automatisierte und optimierte Prozesse sowie Steuertools ist eine Investition in die eigene Steuerfunktion der Zukunft. Sie stellt sicher, dass auf zukünftige regulatorische Änderungen in angemessener Zeit und mit vertretbarem Aufwand reagiert werden kann und dass die steuerliche Compliance bei steigenden Datenmengen und sich verschärfenden Anforderungen bis hin zu einem Echtzeit-Datenzugriff gewährleistet ist. Bei den großen mittelständischen Unternehmen sind die Digitalisierungsbudgets eher knapp bemessen. Dabei muss die Digitalisierung der Steuerfunktion nicht zwangsläufig mit hohen Kosten durch den Einsatz umfangreicher Software einhergehen. In einigen Fällen kann auch mit einer Umstellung der Prozesse unter Berücksichtigung der bestehenden Systemlandschaft oder der Anpassung von Softwareeinstellungen eine signifikante Verbesserung erreicht werden.

Moderne Technologien sind noch selten im Einsatz – es wird jedoch Potential gesehen

„Welche Technologie können Sie sich grundsätzlich vorstellen im Bereich Steuern zu nutzen, bzw. welche nutzen Sie bereits jetzt?“; in Prozent der Befragten¹; n = 92

¹Mehrfachantworten möglich | 2 z.B. MS Excel | 3 z.B. zur Unterstützung bei der Steuerfindung | 4 z.B. Microsoft PowerBI, Tableau | 5 z.B. ES VAT Audit Tool | 6 z.B. Blue Prism, UiPath
Quellen: Ebner Stolz; F.A.Z. Business Media

In Steuerfunktionen mittelständischer Unternehmen wird nach wie vor am häufigsten mit Microsoft Excel oder ähnlichen Tabellenkalku­lationsprogrammen gearbeitet, trotz der natürlichen Grenzen der Programme bei besonders großen Datenmengen mit entsprechender Komplexität wie auch Problemen bei der Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Änderungen. Je größer die befragten Unternehmen sind, desto seltener wird auf DATEV zurückgegriffen. Gründe hierfür können sein, dass größere Unternehmen entweder ihre Deklarationspflichten zunehmend selbst über andere Steuersoftwarelösungen abbilden oder sie die Deklaration aufgrund der Komplexität vollständig an ihren Steuerberater übergeben haben. Es zeigt sich ein deutlicher Trend zur Nutzung der ERP-Systeme als Unterstützung bei der Steuerfindung und Qualitätssicherung, zum einen, um die steuerliche Würdigung direkt bei der Datenentstehung (Einbuchung) zu verbessern, zum anderen aber auch, um kontinuierlich die erfassten Daten gegen unzählige steuerliche Prüfroutinen zu validieren.

SAP ist am weitesten verbreitet

ERP-Systeme sind die Quelle, an der die steuerrelevanten Daten entstehen. Während in der Vergangenheit die steuerliche Würdigung von Geschäftsvorfällen oftmals erst lange nach Entstehung des Geschäftsvorfalls beziehungsweise dessen Einbuchung im ERP-System erfolgte, wird es in Zukunft immer entscheidender sein, die steuerliche Würdigung zum Zeitpunkt der Daten­entstehung und damit direkt bei der Erfassung im ERP-System vorzunehmen. Hierdurch kann die Steuerfindung signifikant verbessert werden. Zur Nutzung dieses Potentials ist es essentiell, dass auch die Steuerfunktion bei der Ausgestaltung der ERP-Systeme oder bei entsprechenden ERP-Migrationen miteinbezogen wird. Der ERP-Systemanbieter SAP ist bei den befragten mittelständischen Unternehmen führend.

1. SAP R/3 (29%)
2. Microsoft Dynamics (20%)
3. SAP S/4HANA (14%)
4. SAGE (8%)
5. Oracle (5%)

„Welches ERP-System nutzen Sie?“; in Prozent der Befragten¹;
n = 83

¹Mehrfachantworten möglich 
Quellen: Ebner Stolz; F.A.Z. Business Media

Neue Chancen durch SAP S/4HANA

Eine Umstellung auf SAP S/4HANA bietet den Steuerfunktionen häufig erstmalig die Chance, steuerliche Anforderungen von Beginn an im ERP-System und den neuen Prozessen zu berücksichtigen. Ein Fünftel der Befragten, die derzeit eine der älteren Versionen von SAP nutzen, haben steuerliche Anforderungen für die Umstellung auf SAP S/4HANA definiert und werden diese auch berücksichtigen. Der überwiegende Teil dieser Befragtengruppe gibt an, dass die Definition der steuerlichen Anforderungen definitiv geplant sei, aber aktuell noch auf ihrer To-do-Liste stehe. Nur ein kleiner Teil der Befragten erachtet steuerliche Aspekte im ERP-System nicht für relevant. Fast jeder Fünfte ist in diesem Punkt noch unentschlossen.

„Bei der S4/HANA-Einführung berücksichtigen wir steuerliche Anforderungen”¹

¹Antwort „ja, sind definiert und berücksichtigt“ und „ja, müssen aber noch definiert werden“ in Prozent der Befragten, die derzeit SAP R/3 nutzen; n = 24
Quellen: Ebner Stolz; F.A.Z. Business Media

Tax CMS demnächst in jedem zweiten Unternehmen

„Ist in Ihrem Unternehmen bereits ein Tax CMS im Einsatz?“; in Prozent der Befragten nach Unternehmensgröße; n = 83¹

¹Darstellung ohne Antwortoption „weiß nicht/keine Angabe“
Quellen: Ebner Stolz, F.A.Z. Business Media

Im Rahmen eines Tax-CMS-Projekts werden die steuerlichen Prozesse dokumentiert, Verantwortlichkeiten definiert, Risiken lokalisiert, beurteilt und wirksame Gegen- und Kontrollmaßnahmen implementiert. Ein Tax CMS wird individuell für ein Unternehmen maßgeschneidert, damit es zu einer wesentlichen Steigerung der Qualität innerhalb der Steuerfunktion beitragen kann. Ein intaktes und gelebtes Tax CMS kann Fehler in den steuerlichen Prozessen und Steuererklärungen vermeiden. Doch auch der Druck von Seiten des Gesetzgebers wächst. Das Bayerische Staatsministerium der Finanzen und für Heimat startet  eine Initiative, wonach das Tax CMS künftig den Grundstein für eine beschleunigte Betriebsprüfung legen könnte.

Skepsis gegenüber Cloudnutzung 

Die Cloud hat vielfach noch ein eher schlechtes Image und weckt datenschutz­rechtliche Bedenken. Bei einem Blick auf die einzelnen Befragungsgruppen wird deutlich, dass bei kleineren mittelständischen Unternehmen zwei Drittel schon auf die Cloud setzen oder dies planen. Die Befragten insgesamt sind sich in diesem Punkt uneinig. Die eine Hälfte der teilnehmenden Unternehmen nutzt bereits Cloudservices von bekannten Anbietern für die Steuerfunktion oder plant dies in der Zukunft. Die größeren Unternehmen ab 25 Millionen Euro Umsatz sind verhaltener. Die Nutzung von Cloudservices spart den Unternehmen interne IT-Kosten für Serverbereitstellungen und Wartung. Jedoch sollte die Nutzung aufgrund der sensiblen Steuerdaten stets vorab gründlich geprüft werden, um böse Überraschungen zu vermeiden.

„Die Steuerabteilung nutzt Cloud-Lösungen”¹

¹ Antwort „ja“ oder „nein, aber geplant“; in Prozent der Befragten nach Unternehmensgröße; n = 88
Quellen: Ebner Stolz; F.A.Z. Business Media

Es braucht Hilfe von außen im Digitalisierungsprozess

„Durch wen erwarten Sie Unterstützung zu Digitalisierungsthemen im Bereich Steuern?“; in Prozent der Befragten nach Unternehmensgröße¹; n = 102

¹Mehrfachantworten möglich
Quellen: Ebner Stolz; F.A.Z. Business Media

Ohne externe Unterstützung werden heute die wenigsten großen Digitalisierungsprojekte umgesetzt. In der Regel ist das notwendige Spezialwissen weder allein in der IT noch in der Fachabteilung vorhanden. Auch bei der Digitalisierung der Steuerfunktion ist dies der Fall – gerade bei mittelständischen Unternehmen. Insbesondere, wenn es um die Schnittstelle zwischen Steuerabteilung und IT geht, ist häufig die Unterstützung von steuerlichen Digitalisierungsexperten – oder auch Tax-Technology-Beratern – erforderlich. Diese Beraterteams bestehen aus steuerlichen sowie technischen Experten und sind in der Lage, durch umfangreiche Kenntnisse beider Bereiche diese sinnvoll miteinander zu verknüpfen und in eine Sprache zu bringen.

Steuerberater sollen auch in Technologiefragen unterstützen

„Welche steuerlichen Tätigkeiten werden bereits jetzt oder in naher Zukunft an (Steuer-)Berater ausgelagert?“; in Prozent der Befragten nach Unternehmensgröße¹; n = 96

¹Mehrfachantworten möglich
²für den Datenaustausch, Kollaboration, Vertragsmanagement, Informationsbereitstellung und Terminabstimmung
³für Smartphone oder Tablet zur Einreichung von Belegen zur Steuererklärung
Quellen: Ebner Stolz; F.A.Z. Business Media

Die Mehrzahl der befragten Unternehmen setzt in Fragen zur Digitalisierung der Steuerfunktion auf den Steuerberater. Das ist durchaus auch eine Herausforderung für den Berufsstand, schließlich gehören das IT-­Fachwissen und die Automatisierung steuerlicher Prozesse originär nicht zu dessen Kernkompetenzen. Trotzdem erwarten die Unternehmen, dass die Steuerberatungsgesellschaften entsprechende Tiefenkompetenz aufbauen und ihnen auch bei Fragen zur digitalen Transformation der Steuerfunktion sowie in entsprechenden Projekten zur Seite stehen. Das Berufsbild des Steuerberaters selbst befindet sich somit – wie die Unternehmen auch – im Wandel. Insgesamt zeigt sich, dass sich das Angebot an Leistungen der Steuerberater für die Unternehmen zukünftig erweitern muss, von der reinen steuerlichen Beratungsleistung hin zu einer Prozessberatung und der Bereitstellung von steuerlichen Technologien und Datenanalysen.

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