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Frankfurt am Main, 27. November 2025. Mehr als die Hälfte der Personalabteilungen ist unzufrieden mit dem eigenen Digitalisierungsgrad. Das zeigt eine aktuelle Befragung von 325 HR-Entscheidern. Die Folgen fehlender Digitalisierung sind gravierend: Vier von fünf Befragten sind überzeugt, dass analoge Prozesse Unternehmen wertvolle Zeit und Talente kosten. Die neue Studie schafft mit dem HR-Digitalisierungsindex erstmals eine Benchmark für den Mittelstand im DACH-Raum und beleuchtet zudem, wie KI aktuell bei HR-Prozessen eingesetzt wird.
Der Digitalisierungsdruck steigt
Die Digitalisierung ist ein zentraler Wettbewerbsfaktor und verändert fundamental, wie Menschen heute und in Zukunft arbeiten. HR-Entscheider haben die Dringlichkeit erkannt: 84 Prozent der Befragten halten digitale HR-Prozesse für (sehr) wichtig. In Zeiten des demografischen Wandels und wachsender internationaler Konkurrenz sind Unternehmen gefordert, in der digitalen Arbeitswelt Schritt zu halten. 71 Prozent konstatieren: Der Mittelstand digitalisiert sich abteilungsübergreifend zu langsam.
Neue Rolle für HR: weniger Routine, mehr Strategie
Die HR-Entscheider erwarten klare Vorteile durch digitale Prozesse: Dazu gehören unter anderem effizientere HR-Prozesse (76 Prozent), Entlastung bei Routinetätigkeiten (70 Prozent) und bessere Datenqualität (55 Prozent). Die Folge: weniger Routine, mehr langfristiges Denken. Neun von zehn Befragten sehen durch digitalisierte HR-Prozesse mehr Zeit für strategische Personalthemen. Damit kann HR vom reaktiven Verwalten zum aktiven Gestalten der Unternehmensentwicklung übergehen.
Nachholbedarf vor allem bei Wertschöpfung
Die Ergebnisse für den HR-Digitalisierungsgrad in den verschiedenen HR-Funktionsbereichen: Das höchste Level melden die Personalentscheider für HR-Kernprozesse, während Performance Management das Schlusslicht bildet.
Der neue HR-Digitalisierungsindex
Der Index von Abacus Umantis basiert auf Einschätzungen der HR-Entscheider zum aktuellen Digitalisierungsgrad (Lage) und der zukünftigen Entwicklung (Erwartung). Die genaue Berechnung und das Ergebnis mit Einordnung finden Sie in der Studien-PDF.
Personalabteilungen verwenden mehrheitlich KI
Ein weiteres wichtiges Zukunftsthema ist der Einsatz von KI. Die Personalabteilungen haben diese bisher nicht flächendeckend im Einsatz: 53 Prozent der Mittelständler nutzen KI-Technologien, allerdings vorwiegend in Form von Pilotprojekten und Einzelanwendungen. Etwa ein Viertel der Unternehmen verzichtet ganz auf KI-Lösungen. Unter den KI-Nutzern dominieren generische Tools, während spezialisierte HR-Lösungen deutlich seltener sind.
Klare Regeln für den KI-Einsatz fehlen oft
Obwohl KI-Tools immer häufiger Anwendung finden, haben rund vier von zehn HR-Abteilungen keine klaren (26 Prozent) oder gar keine (13 Prozent) Regeln für deren Einsatz. Nur ein Drittel hat die Notwendigkeit verstanden, die Richtlinien schriftlich festzuhalten. Insgesamt zeigt die Befragung, dass die breite Adaption von KI begleitendes Change Management benötigt, das bei Mitarbeitenden Akzeptanz schafft, sie zur Nutzung befähigt und ihnen klare Vorgaben mitgibt.
KI ist gekommen, um zu bleiben
An dem Thema KI wird perspektivisch kein Weg vorbeiführen: 61 Prozent der Befragten stimmen der These zu, dass KI-Tools der neue Standard im Recruiting sind. Nur 29 Prozent halten den KI-Einsatz in der Personalabteilung für einen Hype. Ein befragter HR-Spezialist erwartet folgende Änderungen für die zukünftige HR-Arbeit:
„Durch eine Digitalisierung können sich HR-Mitarbeitende stärker auf strategische Themen konzentrieren, ihre Effizienz steigern und Kosten senken. In puncto Zukunft für den HR-Bereich sehen wir immer noch – trotz KI – den menschlichen Austausch als zentral an.“
Hier finden Sie die Digitalseite mit zentralen Befragungsergebnissen.
Die Studien-PDF mit dem HR-Digitalisierungsindex ist hier kostenlos herunterladbar.
Methodik der Studie
Für die Studie „HR-Digitalisierung im Mittelstand – wo steht HR im KI-Zeitalter?“ von F.A.Z. Business Media | research, Abacus Umantis und dem Magazin Personalwirtschaft wurden im August und September 2025 insgesamt 325 HR-Entscheider aus dem Mittelstand und von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) im DACH-Raum befragt. Es handelt sich um eine computergestützte Online-Befragung (CAWI).