Kleine Erfolge sind wichtig

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Frau Dr. Dornheim, welche Rolle übernehmen Sie als IT-Stadträtin und CDO bei der Digitalisierung Münchens?

Als IT-Stadträtin leite ich das Referat und sorge für den reibungslosen Ablauf von großen IT-Projekten, wie der Einführung der E-Akte oder der Weiterentwicklung zur Smart City. Gleichzeitig sind wir aber beispielsweise auch für das WLAN in den städtischen Kindergärten zuständig. Wir setzen um, was der Münchner Stadtrat beschließt. Der Posten besitzt zudem eine proaktive, beratende Seite: Als CDO berate ich den Oberbürgermeister und die beiden Bürgermeisterinnen sowie Referentinnen und Referenten anderer Behörden in Sachen Digitalisierung. Hier verstehe ich mich als Impulsgeberin.

Was ist Ihr erster Eindruck? Wo ist München digital gut aufgestellt, und wo sehen Sie Handlungsbedarf?

München ist digital betrachtet auf einem guten Weg. Als eine der ersten Großstädte hat München seit mehreren Jahren nicht nur ein eigenes IT-Referat, sondern auch eine Digitalisierungsstrategie, die kontinuierlich weiterentwickelt wird. Die Kommune verfügt zudem über eine bessere Haushaltslage als viele andere Gemeinden. Das zeigt sich auch bei der digitalen Ausstattung.

Handlungsbedarf sehe ich vor allem bei dem Thema Bildungs- und Schul-IT. Diese Thematik besitzt aufgrund der unterschiedlichen Einrichtungen mit differenten Bedürfnissen eine enorme Komplexität. Hier gibt es einiges zu tun, daher zählt es zu meinen Topthemen. Auch im Hinblick auf die Datennutzung gibt es noch viel Luft nach oben. Viele verschiedene Behörden müssen aktuell dieselben Personendaten immer wieder neu erfassen, obwohl die Datensätze innerhalb der Stadtverwaltung bereits vorliegen. Unser Ziel ist, den Menschen in der Stadt den Kontakt mit den Behörden zu vereinfachen, indem wir die technische Möglichkeit schaffen, solche Daten innerhalb der Verwaltung zu teilen – natürlich datenschutzkonform.

Welche Chancen und Risiken birgt die Digitalisierung für öffentliche Verwaltungen? Worin sehen Sie die Unterschiede zur Privatwirtschaft?

Ich sehe viele Chancen im Hinblick auf die Agilität und die Attraktivität von Verwaltungen. Wir müssen wegkommen vom Image der überholten, veralteten Bürokratie. Das erreichen wir aber nur, wenn unsere Bürgerinnen und Bürger die Interaktion mit der Verwaltung als zeitgemäß erleben.

Die Unterschiede zur Privatwirtschaft sind oft gar nicht so groß, teilweise habe ich den Eindruck, dass es einen unberechtigten Minderwertigkeitskomplex seitens der Verwaltung gibt. Gerade Konzerne und Verwaltungen ähneln sich meiner Erfahrung nach sehr, wenn es um die Umsetzung neuer Prozesse oder auch von Software geht. Anders sieht es natürlich im Vergleich mit Start-ups aus, schließlich ist es für ein Unternehmen mit 20 oder 200 Beschäftigten deutlich einfacher, Änderungen vorzunehmen, als für eine Stadtverwaltung mit über 40.000 Mitarbeitenden. Verwaltungen besitzen hier zudem größere Beharrungskräfte und müssen Veränderungen vorsichtiger austarieren. Das bewerte ich aber nicht per se als negativ, ganz im Gegenteil ist es bis zu einem gewissen Grad wünschenswert. Schließlich sollte eine Verwaltung nicht so risikoaffin agieren wie ein Start-up. Aber an der einen oder anderen Stelle sind neue Impulse sicher notwendig.

Dr. Laura Dornheim ist IT-Stadträtin und CDO der Stadt München.

Foto: Jens Küsters

Welche Erfahrungen hat München mit Cloud Computing?

Derzeit arbeiten wir an und mit unterschiedlichen Systemen. Beispielsweise verfügen wir über ein cloudbasiertes Ticketsystem. Die Stadt München nutzt hierfür zwei eigene Rechenzentren, durch die wir bereits 2019 ein Netzwerk zur Datenkommunikation generiert haben. Über dieses Netzwerk laufen alle Anwendungen, mit denen unsere Beschäftigten oder unsere Bevölkerung in Kontakt zur Stadt München treten – sei es zur Terminvergabe, zur Bewerbung oder um das Wunschkennzeichen zu reservieren.

Inwieweit kann Digitalisierung die Daseinsvorsorge der Stadt München unterstützen?

Technische Lösungen bieten hier beispielsweise die Möglichkeit, den Strom- oder Wasserzugang online bei den Stadtwerken zu bestellen. Grundsätzlich sollte es aber nicht nur eine digitalisierte, sondern auch eine digitale Daseinsvorsorge geben, die unseren Bürgerinnen und Bürgern digitale Zugangsmöglichkeiten zu Verwaltungsakten, Informationen und Services bietet.

Wie weit ist München an dieser Stelle?

Gutes Mittelmaß, würde ich sagen. In manchen Bereichen sind wir weiter als in anderen, schließlich handelt es sich hier um ein sehr breites Feld mit kleinen und großen Projekten. Beispielsweise wurde mir vor zwei Wochen eine neue App vorgestellt, die ab Januar 2023 zur Verfügung stehen wird. Mit dieser Anwendung wird es möglich sein, per App Tickets für alle städtischen Einrichtungen zu kaufen. Ein relativ einfacher Service, der aber sehr positiv wahrgenommen werden wird, wenn es nicht mehr nötig ist, vor einem Schwimmbad oder einem Museum in der Schlange anzustehen. Solche kleinen Projekte sind für das Ziel einer digitalen Stadt daher ebenso wichtig wie die großen. Es kommt darauf an, dass die Digitalisierung für die Bevölkerung greifbar wird und diese sieht, welchen Nutzen sie hieraus zieht.

Welche Pläne verfolgen Sie mit dem Konzept Smart City?

Digitalisierung ganzheitlich voranzutreiben! Zur Smart City laufen viele Projekte, das größte ist aktuell „Connected Urban Twin“, gemeinsam mit Hamburg und Leipzig. Das Ziel ist es, ein digitalisiertes Ebenbild der Stadt zu erschaffen und den Ausbau urbaner Datenplattformen zu fördern. Deren Verzahnung eröffnet uns die Möglichkeit, eine moderne, integrative Art von Stadtplanung zu betreiben, die den Bedürfnissen unserer Bevölkerung gerecht wird. Hierfür können wir potenzielle Veränderungsszenarien digital durchspielen, bevor tatsächlich analoge Schritte folgen.

Das Projekt Smart City umfasst deshalb die Vernetzung unterschiedlicher Münchner Referate und zeigt eindrucksvoll, dass Digitalisierung ein Querschnittsthema ist. Letztlich nutzt das Projekt der Stadtplanung, dem Umweltreferat, dem Baureferat, dem Sozialreferat und damit natürlich auch unseren Bürgerinnen und Bürgern.

München ist digital betrachtet auf einem guten Weg, so gibt es ein eigenes IT-Referat und eine Digitalisierungsstrategie. Handlungsbedarf besteht vor allem bei der Bildungs- und Schul-IT.

Foto: Jens Küsters

Wie weit ist die Digitalisierung bezüglich der Automatisierung interner Verwaltungsprozesse?

Relativ weit, gerade im Vergleich mit anderen deutschen Kommunen. Aber unsere Verwaltungen ziehen unterschiedlich mit. Wir haben Referate, wie beispielsweise die Ausländerbehörde, die bereits seit vielen Jahren mit der E-Akte arbeiten. Es gibt natürlich auch Verwaltungsbereiche, die erst später angefangen haben und den größten Teil der Digitalisierung noch vor sich haben. Aber allen ist die Bedeutung des Themas bewusst, und ich erlebe eine hohe Motivation, hier voranzukommen.

Wie ist hier der Stand bei automatisierten internen und externen Schnittstellen?

Die Lage ist heterogen. Diesbezüglich sollten wir gerade im Hinblick auf den verbesserten Online-Zugang zu Verwaltungsdienstleistungen (OZG) weiter sein. Prozesse sollten wirklich Ende-zu-Ende digitalisiert sein und nicht nur auf der Nutzerseite. Die E-Akte und auch die Schnittstellen sind für alle Referate einsatzfähig. Trotzdem arbeiten einige weiterhin mit Druckern und Kopiermaschinen. Auch externe automatisierte Schnittstellen kommen schon seit Jahren zum Einsatz, etwa die zum Kraftfahrbundesamt, die bei der Online-Anmeldung eines Autos aktiv genutzt wird.

Es gibt aber auch immer wieder Beharrungskräfte, die man nicht einkalkuliert. Beispielsweise wurde ich darauf hingewiesen, dass wir die Vollversammlungen nicht papierlos gestalten könnten, da es im alten, ehrwürdigen Sitzungssaal des Rathauses keine Möglichkeiten gibt, an allen Plätzen Steckdosen einzurichten. Folglich könnte es bei langen Sitzungen passieren, dass die Akkus der Geräte leerlaufen – banale, aber reale Gründe, die die Digitalisierung verzögern.

Wie bewerten Sie die Fortschritte beim OZG? Der Stichtag rückt näher – was bleibt zu tun, um E-Government in Deutschland weiter voranzubringen?

Es war schnell klar, dass der Stichtag nicht zu halten ist. Dennoch war eine ambitionierte Deadline gut. Der Druck, der dadurch erzeugt wurde, war wichtig und richtig. Einige Bundesländer haben bereits begonnen, einen Entwurf für ein OZG 2.0 auszuarbeiten, um darauf hinzuweisen, dass es eine Verlängerung des OZG geben muss.

Ein anderes Hindernis, das es zu überwinden gilt, ist die Akzeptanz des Prinzips „Einer für Alle“ (EfA), das die Länder dazu verpflichtet, Leistungen in der Form zu digitalisieren, dass die Prozesse auch von anderen Ländern genutzt werden können. Hiermit ist eine gewaltige gedankliche Kehrtwende verbunden, die nicht über Nacht zu vollziehen ist. Städte und Referate beharren aktuell auf ihren individuellen Lösungen, und kaum eine Einheit ist bereit, auf die Prozesse von anderen zurückzugreifen. Aktuell gibt es auch keine Anreize, Leistungsprozesse so allgemein abzubilden, dass sie ohne großen Aufwand für andere nutzbar wären. Hier muss einiges getan werden, damit EfA an Fahrt aufnimmt und innerhalb weniger Jahre zum gewünschten Ziel führt.

Ist die digitale Souveränität aktuell ein Thema für Sie?

Definitiv! Gerade in diesem Zusammenhang könnten EfA-Lösungen eine bedeutsame Rolle spielen. Schließlich handelt es sich hierbei um Eigenentwicklungen, die idealerweise Open-Source-basiert sind. Dadurch würde es gelingen, sich unabhängiger von externer, proprietärer Software und somit von Großunternehmen zu machen. Die letzten Krisen haben noch einmal verdeutlicht, wie wichtig Unabhängigkeit hier ist.

Das Smart-City-Konzept soll helfen, Digitalisierung ganzheitlich voranzutreiben. Es umfasst die Vernetzung unterschiedlicher Münchner Referate.

Foto: Jens Küsters

Digitale Sicherheit ist aktuell ein sehr wichtiges Thema. Findet hier ein Umdenken statt?

Meines Erachtens verändern sich die Sichtweisen auf dieses Thema vorrangig in der Öffentlichkeit und auf der politischen Ebene. Für uns, als Referat, war diese Thematik schon immer aktuell. Derzeit sind keine operativen Anpassungen nötig, obwohl in den vergangenen Monaten vermehrt Aktivitäten verzeichnet wurden. Gerade politisch gewinnt dieses Thema an Aufmerksamkeit. Daher habe ich eher die Sorge, dass die Thematik populistisch ausgeschlachtet wird. Wenn das passiert, können wir alle nur verlieren.

Inwieweit kooperiert München mit GovTechs, anderen Start-ups und IT-Dienstleistern, um die Digitalisierung zu beflügeln? Planen sie neue Austauschformate?

Kooperationen sind ein wichtiges Instrument, und München nutzt diese. Ein Format, das nicht nur Austauschmöglichkeiten, sondern vor allem innovative Ideen aus der Start-up- und Gründerszene liefert, ist der Innovationswettbewerb Apps4muc. Mit diesem sucht München aktiv nach neuen Lösungen zur Erweiterung der städtischen App-Landschaft.

Mit dem Munich Urban Colab haben wir zudem einen perfekten Standort, um aktiv mit Unternehmen, Start-ups und der Stadtgesellschaft in Kontakt zu kommen. Als IT-Referat treten wir hier sowohl in der Rolle des Veranstalters als auch in der eines Teilnehmers bei verschiedensten Formaten auf. Innovationsnetzwerke wie Futury bieten Zugang zur internationalen Start-up-Szene im Austausch mit Unternehmen unterschiedlichster Größe. München bringt hier seit Anfang 2021 eine kommunale Perspektive und umfassendes Wissen in die Entwicklung innovativer, nachhaltiger Ideen im Bereich Bauwesen, Abfallwesen und Versorgung ein. Zusammen mit dem Referat für Arbeit und Wirtschaft (RAW), dem Innovationslab und dem Projekt Werkstadt des IT-Referats haben wir in Form der Veranstaltungsreihe „Meet the City“ außerdem auch ein neues Format innerhalb des Munich Urban Colab gestartet. Die Veranstaltungen bieten allen Bürgerinnen und Bürgern die Möglichkeit, sich zu informieren und auszutauschen.

Wie beziehen Sie die Beschäftigten und die Bevölkerung von München in die Entwicklung digitaler Services ein?

Teilhabe und Beteiligung sind hier der Schlüssel zum Erfolg. Nur wenn wir, als Verwaltung, es schaffen die Digitalisierung zu einem Projekt für jede unserer Mitarbeiterinnen und jeden unserer Mitarbeiter zu machen, wird es uns gelingen, vielfältige Digitalisierungsthemen erfolgreich voranzubringen.

Bei all unseren Referatsprojekten arbeiten wir eng mit den anderen Behörden zusammen. Dafür werden kleine Teams gebildet, die jeweils für eigene Projekte zuständig sind. Die Teams erarbeiten die digitalen Prozesslösungen gemeinsam mit den Verwaltungsbeschäftigten. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass die digitalen Prozesse funktionieren, verstanden werden und Anwendung finden. Das würde sich in dieser Form nicht durch ein einfaches Vorsetzen der fertigen Anwendungen erreichen lassen. Die Stadtgesellschaft adressieren wir mit Hilfe eines Bürgerdialogs, in dessen Rahmen wir informieren und mit ihr zusammen über zukünftige Digitalisierungsthemen diskutieren. Dies ist ein wichtiger Schritt, gerade auch, um unsere Arbeit transparenter zu gestalten. Denn um das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger zu gewinnen, gilt es, nahbar zu sein und aufzuzeigen, inwiefern Digitalisierung ihr Leben erleichtern kann.

Welche Rolle können denn digitale Plattformen und Ökosysteme für die Verwaltung der Zukunft spielen, gerade auch, wenn es um die digitale Teilhabe geht?

Mit dem digitalen Zwilling für München, den wir momentan aufbauen, werden wir zukünftig die Planungen der Stadtentwicklung passgenau unterstützen können – sei es im Bereich Klimaanpassungen, Energieeinsparungen oder Mobilität. Außerdem befähigt uns eine zugrundeliegende gemeinsame Datenbasis, die alle Informationen einer „Smart City“ bündelt, verwaltungsintern noch besser zusammenarbeiten zu können.

Es ist uns wichtig, die Nutzerinnen und Nutzer in den Mittelpunkt zu stellen. Hierfür bauen wir digitale Barrieren ab und stellen unserer Bevölkerung sowie den Unternehmen einen zentralen Support zur Verfügung, um digitale Systeme nutzen zu können. Das ist auch ein wichtiger Impuls der „Dresdner Forderungen“, in denen München zusammen mit anderen Kommunen fünf zentrale Punkte auf dem Weg zu einer digitalen Verwaltung formuliert hat. Mit der Website „unser.muenchen.de“ verfügt München außerdem über eine eigene Online-Beteiligungsplattform, mit deren Hilfe wir unsere Bürgerinnen und Bürger aktiv zum Mitwirken anregen. Jede und jeder von ihnen hat hier die Möglichkeit, sich an der Planung und den Vorhaben der Stadt München zu beteiligen und sich mit anderen Interessierten auszutauschen.

Ist es denkbar, dass die Stadt München künftig ausgewählte Daten der Bevölkerung nutzt, um in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern Mehrwertdienste auf Plattformen zu generieren?

Das halte ich für eine Gratwanderung, schließlich handelt es sich hierbei meist um sensible Daten. Außerdem gab es erst jüngst ein Urteil des Oberlandesgerichts, welches die zulässigen Informationen und Dienste auf unserer Homepage klar reglementiert. Folglich müsste man so etwas erst im Detail prüfen. Schließlich sollten sich gerade Verwaltungen an geltendes Recht und Gesetz halten. Grundsätzlich ist die DSGVO aber sehr klar: Alles, wozu ich informiert einwillige, ist möglich. Somit sollte man nicht immer direkt das Datenschutzargument anführen, sondern erst einmal genau prüfen, was wünschenswert und möglich ist. Sollte das alles stimmig sein, so sollten wir auch Chancen nutzen.

Hat die Stadt München ein Open-Data-Programm?

Derzeit arbeiten wir daran. Der Koalitionsvertrag in München sieht hierzu ein Transparenzgesetz vor, das wir hoffentlich zeitnah umsetzen können. Unsere Verwaltungen verfügen über riesige Datenschätze, die aktuell nicht nutzbar für uns sind, daher müssen wir anfangen, diese gezielt zu managen. Dabei ist es wichtig, offen zu kommunizieren, wie und wofür die Verwaltungen mit den Daten arbeiten.

Das Interview führte Jacqueline Preußer.