Branchenkompass

Public Sector 2022

Effizienz in der Verwaltung

Im Stresstest jüngster Krisen zeigt sich, dass die Verwaltungen in Deutschland auf einem guten Weg sind: Bei Themen wie Resilienz und digitaler Souveränität positionieren sich die Verwaltungen klar. Doch wie wird die Digitalisierung weiter vorangetrieben? Inwiefern müssen Verwaltungen auf Sicherheitsaspekte Rücksicht nehmen? Und wie lassen sich die Arbeitsvorgänge sicherer und nachhaltiger gestalten? Der Branchenkompass von Sopra Steria und dem F.A.Z.-Institut gibt Antworten.

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Management Summary

Resilienz

Verwaltungen bauen angesichts aktueller Krisen auf eine hohe Resilienz. Dies ist eminent wichtig, um in Krisen handlungsfähig zu bleiben. Es heißt proaktiv zu agieren, um die Resilienz zu erhöhen.

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Digitale Souveränität

In der öffentlichen Verwaltung bestehen teilweise kritische Abhängigkeiten zu einzelnen Technologieanbietern, die mit einem digitalen Souveränitätsverlust einhergehen.

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Cloud-Lösungen

Der Einsatz von Cloud-Lösungen ist für öffentliche Verwaltungen unerlässlich, um die Digitalisierung voranzutreiben und E-Government-Prozesse zu ermöglichen. Bereits bestehenden Cloud-Lösungen mangelt es jedoch noch an Interoperabilität und Vertrauen.

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Nachhaltigkeit

Verwaltungen sind gefordert, Nachhaltigkeitsaspekte in ihre Denkweisen, Arbeitsprozesse und -ergebnisse zu integrieren und diesen Anspruch offen zu kommunizieren. Hier besteht erheblicher Nachholbedarf.

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Die Zahl der Herausforderungen bleibt groß

IT-Sicherheit ist die größte Herausforderung der kommenden Jahre. Das Risiko für Cyberattacken ist aufgrund der internationalen politischen Lage insbesondere für Verwaltungen und Unternehmen der kritischen Infrastruktur deutlich gestiegen. Dauerthema bleibt E-Government. Druck macht hier das Online-Zugangsgesetz (OZG), das 575 Leistungen identifiziert hat, die bis Ende 2022 für die Bevölkerung und Unternehmen online nutzbar sein sollten. Auf Bundesebene sind es bisher nur rund 80 verfügbare Angebote, auf Länderebene gibt es vereinzelt bis zu 150 verfügbare Leistungen. Auch wenn früh klar war, dass die termingerechte Umsetzung unrealistisch ist, das Thema bleibt weiterhin auf der Agenda, denn an der weiteren Digitalisierung kommen öffentliche Verwaltungen in allen Handlungsfeldern nicht mehr vorbei, wenn sie mit den sich schnell ändernden Rahmenbedingungen Schritt halten wollen.

„Welche der folgenden Themen sind besonders für Ihre Verwaltung aktuell und in den kommenden Jahren eine Herausforderung?“; in Prozent der Befragten; Mehrfachnennungen möglich

Quellen: F.A.Z.-Institut, Sopra Steria

E-Government – aber sicher!

Nicht nur die Digitalisierung, auch die demographische Entwicklung, gesellschaftliche Herausforderungen und spontane Ereignisse wie die Flüchtlingswelle nach dem Beginn des Ukrainekriegs machen deutlich, dass die passive Logik des Reagierens für eine moderne Verwaltung zu kurz greift. Proaktive Resilienz ist notwendig, um schnell und flexibel auf neue Rahmenbedingungen reagieren zu können. Eine große Herausforderung für den öffentlichen Sektor. Wie auch in der Wirtschaft wird die Personalfrage die Verwaltungen in den nächsten Jahren massiv umtreiben: Insbesondere auf Bundesebene ist der Anteil der Beschäftigten über 50 Jahre sehr hoch. Im Rahmen der digitalen Transformation setzen Verwaltungen erstmals auf die Einnahme der Bürgerperspektive, um ihre Prozesse zu optimieren. Das Verständnis von den Bürgerinnen und Bürgern als Kunden ist für die Verwaltungen hier ein wichtiger Schritt, um Modernisierungsprozesse anzustoßen – auch beim Einsatz von neuen Technologien. Drei Viertel der Bundesbehörden zeigen sich offen für den Einsatz von KI, allerdings ist in kommunalen Verwaltungseinheiten die Bereitschaft aufgrund geringerer Mittel und Größe niedrig.

„Welche Maßnahmen plant Ihre Verwaltung, damit ihr die digitale Transformation gelingt und sie gut auf die Zukunft vorbereitet ist?“; in Prozent der Befragten; Mehrfachnennungen möglich

¹GovTechs und Start-ups, die zur Digitalisierung von Dienstleistungen und Prozessen im öffentlichen Sektor beitragen können.

Quellen: F.A.Z.-Institut, Sopra Steria

Foto: Nils Hoffmann

Interview

GovTechs als Innovationstreiber

Nils Hoffmann ist Managing Director Deutschland bei Public. Das Unternehmen unterstützt den öffentlichen Sektor bei der digitalen Erneuerung seiner Dienstleistungen. Public hat den heutigen GovTech-Sektor mit aufgebaut und begleitet GovTechs bei der Skalierung ihrer Lösungen. Im Podcast spricht Nils Hoffmann über die neuen Herausforderungen für die Verwaltungen und darüber, wie es gelingen soll, die Start-up-Szene und die Verwaltungen auch physisch näher zusammenzubringen.

Resilienz

Verwaltungen bauen angesichts aktueller Krisen auf eine hohe Resilienz. Dies ist eminent wichtig, um in Krisen handlungsfähig zu bleiben. Es heißt proaktiv zu agieren und Themen wie Arbeitgeberattraktivität und New Work bereits heute anzugehen.

Eine gute IT-Infrastruktur ist entscheidend für eine hohe Resilienz

Eine hohe Resilienz hilft dabei, Krisen zu überstehen und langfristige Ziele zu verfolgen. Mit sich rasant ändernden Rahmenbedingungen konfrontiert, versuchen deutsche Verwaltungen aktuell ihre Resilienz zu erhöhen. Der Druck ist dabei durch Unsicherheiten in der Energieversorgung und die derzeit hohe Inflationsrate hoch. Hierbei spielen die Erfahrungen aus der Corona-Krise zu Beginn des Jahres 2020 eine Rolle, als die Verwaltungen gezwungen waren, ihre digitalen Angebote rasch auszuweiten. Trotzdem schätzt sich bisher nur ein Bruchteil der Verwaltungen als sehr widerstandsfähig ein. Alle befragten Verwaltungen verbinden mit dem Thema Resilienz eine hohe IT-Sicherheit, die weiterhin nicht flächendeckend gewährleistet ist. In Zeiten von Fachkräftemangel und Schlagwörtern wie New Work und Arbeitgeberattraktivität spielen auch verwaltungsinterne Aspekte eine Rolle. Eine hohe Mitarbeiterfluktuation oder unbesetzte Posten können die Resilienz gefährden. Die Verwaltungsmitarbeiter erwarten eine Führung mit Weitblick und Verantwortung, ebenso wie eine starke Unternehmenskultur, die flexible Arbeitsbedingungen bietet und motivierte und engagierte Mitarbeiter fördert. Verwaltungen müssen sich deshalb stärker als zuvor auf Arbeitgeberattraktivität konzentrieren.

„Welche Resilienz-Aspekte sind für Ihre Verwaltung besonders wichtig?“; in Prozent der Befragten; Mehrfachnennungen möglich

Quellen: F.A.Z.-Institut, Sopra Steria

6%

schätzen die Resilienz ihrer Verwaltung als sehr groß ein

99%

wollen weitere Resilienzmaßnahmen einführen

Foto: Jens Küsters

Interview

Kleine Erfolge sind wichtig

Die Digitalisierung einer Stadt und ihrer Behörden ist ein Mammutprojekt, das nicht über Nacht zu realisieren ist. Das Interview mit Frau Dr. Laura Dornheim, IT-Stadträtin und CDO der Stadt München, zeigt, dass auf dem Weg zur digitalen Stadt auch die kleinen Projekte zählen und Teilhabe sowie Beteiligung entscheidend sind.

Digitale Souveränität

Digitale Souveränität ist ein Schlüssel für die sichere Integration von E-Government-Prozessen und IT-Sicherheit. Jedoch bestehen in der öffentlichen Verwaltung teilweise kritische Abhängigkeiten gegenüber einzelnen Technologieanbietern, die mit einem digitalen Souveränitätsverlust einhergehen können. Digitale Souveränität beschreibt hierbei die Fähigkeit von Institutionen, ihre Rolle in der digitalen Welt selbständig, selbstbestimmt und sicher ausüben zu können.

Digitale Souveränität der Verwaltungen ist nicht durchgängig gegeben

Kleinere Verwaltungseinheiten wie Kommunen befinden sich oft in Abhängigkeitsverhältnissen gegenüber externen IT-Dienstleistern. Sie besitzen nur geringe interne Kapazitäten und beziehen einen großen Teil ihrer IT-Dienstleistungen von externen Anbietern oder sogar nur einem Anbieter. Mit Blick auf Arbeitsprozesse kann dies aufgrund kurzer Wege und Erfahrungswerte ein Vorteil sein. Es besteht aber ein gewisses Risiko, da ein Ausfall die Handlungsfähigkeit massiv einschränkt. Ein großer Teil der Verwaltungen weiß um die Bedeutung von digitaler Souveränität und hält diese für einen wichtigen Resilienzfaktor. Weitere Problemfelder sehen die Verwaltungen in fehlendem eigenem Know-how, der Nutzung ausländischer Cloud-Dienste und dem technologischen Rückstand deutscher IT-Dienstleister. Cloud-Services können die digitale Souveränität stärken, aber bei falscher Anwendung ebenso einschränken. Verwaltungen müssen hier in jedem Einzelfall kontextsensitiv entscheiden.

„Welche der folgenden Faktoren schränken die digitale Souveränität Ihrer Verwaltung ein?“; in Prozent der Befragten; Mehrfachnennungen möglich

Quellen: F.A.Z.-Institut, Sopra Steria

88%

halten digitale Souveränität für wichtig

Data Governance, also die Kontrolle über die eigenen Daten und die Förderung des Wettbewerbs verschiedener IT-Dienstleister, spielen für Verwaltungen eine wichtige Rolle. Mit höheren Kapazitäten und Möglichkeiten sind die Bundes- und Landesbehörden eher als Kommunen bereit, Open-Source-Software zu nutzen, die weitere Möglichkeiten bietet. Eigene IT-Entwicklungen, die eine hohe digitale Souveränität und eine bessere Resilienz versprechen, befürworten aufgrund der gegebenen Kapazitäten zwei Drittel der Landes- und Bundesbehörden, während nur rund die Hälfte der Kommunen dies für möglich hält. Es zeigt sich, dass das Thema digitale Souveränität über alle Verwaltungstypen hinweg an Bedeutung gewonnen hat und Anstrengungen getroffen werden, diese zu prüfen und zu verbessern. Beide Verwaltungstypen weisen dem Schutz gegen Cyberkriminalität eine wichtige Rolle zu. Dieser Schutz ist als Resilienzfaktor zu sehen und ist deshalb aus der Sicht der Verwaltungen eine Bedrohung der digitalen Souveränität.

„Welche der folgenden Faktoren fördern die digitale Souveränität Ihrer Verwaltung?“; in Prozent der Befragten; Mehrfachnennungen möglich
¹Schutz internationaler Cloud-Services vor dem Zugriff ausländischer Regierungen durch „Red Lines“

Quellen: F.A.Z.-Institut, Sopra Steria

Das Land braucht die Privatwirtschaft mit ihrer Digitalisierungserfahrung.

Patrick Burghardt (CIO und Bevollmächtigter der Landesregierung Hessen für E-Government und Informationstechnologie)

Im Hinblick auf die Datennutzung sehen wir Nachholbedarf.

Dr. Laura Dornheim (IT-Stadträtin und CDO der Stadt München)

Agiles Arbeiten ist auch in Hierarchien möglich.

Dr. Markus Schmitz (Geschäftsführer des Ressorts „Informationstechnologie und digitale Prozesse“ sowie CIO der Bundesagentur für Arbeit)

Kooperationen zwischen Verwaltungen und Start-ups sind heute keine Utopie mehr.

Patrick Burghardt (CIO und Bevollmächtigter der Landesregierung Hessen für E-Government und Informationstechnologie)

Die E-Akte und auch die Schnittstellen sind für alle Referate einsatzfähig. Trotzdem arbeiten einige weiterhin mit Druckern und Kopiermaschinen.

Dr. Laura Dornheim (IT-Stadträtin und CDO der Stadt München)

Behörden sollten künftig als Kriseninterventionsmanager agieren.

Dr. Markus Schmitz (Geschäftsführer des Ressorts „Informationstechnologie und digitale Prozesse“ sowie CIO der Bundesagentur für Arbeit)

Foto: Andreas Varnhorn

Interview

Hessen setzt auf die Kommunen

Das Land Hessen hat sich eine Volldigitalisierung der Verwaltung zum Ziel gesetzt. Im Interview mit Patrick Burghardt, CIO und Bevollmächtigter der Landesregierung Hessen für E-Government und Informationstechnologie, wird deutlich, dass dies nur gemeinsam mit den Bürgerinnen und Bürgern gelingen kann.

Cloud-Lösungen

Der Einsatz von Cloud-Lösungen ist für öffentliche Verwaltungen unerlässlich, um die Digitalisierung voranzutreiben und E-Government-Prozesse zu ermöglichen. Bisher sind die bestehenden Cloud-Lösungen aufgrund fehlender Interoperabilität nur eingeschränkt zur Zusammenarbeit geeignet. Verwaltungen zeigen zudem ein starkes Misstrauen gegenüber einzelnen Cloud-Anwendungen.

Abwägungen zwischen Sicherheit und Innovation

Cloud-Lösungen werden in den deutschen Verwaltungen weiter nur langsam integriert. Besonders Fragen hinsichtlich der Sicherheit solcher Lösungen bremsen die Verwaltungen aus. Fast zwei Drittel äußern Sicherheitsbedenken in Bezug auf die IT-Sicherheit und die digitale Souveränität der Verwaltung. Denn viele der führenden Anbieter von Cloud-Lösungen stammen aus dem Ausland, was in bestimmten Fällen den Datenzugriff von ausländischen Behörden ermöglicht. Sogar mehr als drei Viertel wollen daher aus Vorsicht keine internationalen Cloud-Dienstleistungen nutzen.

62%

haben Sicherheitsbedenken bei Cloud Computing

Gewisse rechtliche Rahmenbedingungen betrachten Verwaltungen als Problem. Die Mehrheit der Kommunen fordert hier eine zeitgemäße Vereinfachung, die Sicherheitsaspekte nicht außer Acht lässt. Gegensätzlich äußern sich die Bundes- und Landesbehörden, die eine Beibehaltung des rechtlichen Rahmens fordern. Sie stellen damit Sicherheitsbedenken höher als mögliche Vorteile im Arbeitsprozess. Die Verwaltungen werden sich in Richtung Public Cloud öffnen müssen, wenn sie von Innovationen im Bereich der Digitalisierung nicht abgehängt werden möchten. Insbesondere auch vor dem Hintergrund des demographischen Wandels muss die öffentliche Verwaltung effizienter werden, wobei Cloud-Lösungen einen entscheidenden Beitrag leisten können.

„Sollten rechtliche Rahmenbedingungen für die Nutzung von Cloud-Computing durch öffentliche Verwaltungen angepasst werden, oder bleiben wie sie sind?“; in Prozent der Befragten

Quellen: F.A.Z.-Institut, Sopra Steria

„Welche der folgenden Plattform-Services plant Ihre Verwaltung in den kommenden Jahren zu nutzen?“; in Prozent der Befragten

Quellen: F.A.Z.-Institut, Sopra Steria

76%

lehnen die Nutzung
ausländischer
Cloud-Anbieter ab

Der Weg in die Cloud ist noch weit

Nur rund die Hälfte der befragten Verwaltungen sehen sich ausreichend auf die Integration von Cloud-Lösungen vorbereitet. Ihre internen Strukturen müssen weiter angepasst werden, um eine Integration zu ermöglichen. Cloud-Lösungen wie Public Cloud, Private Cloud oder hybride Lösungen werden unterschiedlich angenommen. Rund ein Viertel der Befragten will bis 2025 keines dieser Systeme nutzen. Hier spielen wieder die Sicherheitsbedenken der Verwaltungen eine Rolle, die mehrheitlich Cloud-Lösungen skeptisch gegenüberstehen. Insbesondere ausländische Anbieter werden abgelehnt. Es ist nicht abzusehen, welche Cloud-Lösungen in den kommenden Jahren präferiert werden. Eines ist aber auf jeden Fall klar: Auch für öffentliche Verwaltungen ist der Weg in die Cloud alternativlos. Wichtige Plattformanbieter wie SAP und Microsoft verlagern bereits seit Jahren ihr Business in die Public Cloud und werden zukünftig keine andere Form der Bereitstellung anbieten. Andere Plattformen wie zum Beispiel Salesforce gibt es bereits heute nur als Cloud-Service und werden deshalb zur Zeit von Verwaltungen kaum genutzt. Es bleibt abzuwarten, wie die jüngsten Entwicklungen im Kontext der Initiativen des IT-Planungsrates hier zu einer Beschleunigung führen.

„Welche der folgenden Cloud-Lösungen plant Ihre Verwaltung bis 2025 zu nutzen?“; in Prozent der Befragten; Mehrfachnennungen möglich

¹wie Edge-Computing Quellen: F.A.Z.-Institut, Sopra Steria

Foto: Christine Blei

Interview

Bundesagentur für Arbeit digitalisiert und automatisiert

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) setzt auch unter Führung der neuen Vorstandsvorsitzenden Andrea Nahles stark auf Digitalisierung. Zudem sollen die internen Prozesse soweit möglich automatisiert werden. Auch Cloud Computing und KI sollen verstärkt verwendet werden. Im Fokus stehen stets die Bedürfnisse der Kunden und Mitarbeiter, wie CIO Dr. Markus Schmitz im Interview hervorhebt.

Nachhaltigkeit

Verwaltungen sind gefordert, Nachhaltigkeitsaspekte in ihre Denkweisen, Arbeitsprozesse und -ergebnisse zu integrieren und diesen Anspruch offen zu kommunizieren. Hier besteht erheblicher Nachholbedarf.

Priorität liegt auf kurzfristigen Maßnahmen

Angesichts der aktuellen Energiekrise liegt der Fokus der Verwaltungen auf Energiesparmaßnahmen. Weiterhin wird bei Nachhaltigkeitsaspekten meist auf kurzfristige Maßnahmen gesetzt. Nachhaltigere Maßnahmen wie eine Kreislaufwirtschaft oder die Messung von Nachhaltigkeit sind nur für eine geringe Mehrheit der Befragten aktuell besonders relevant, während immerhin knapp drei Viertel dies bis 2025 angehen wollen. Eine Messung eigener Umweltbelastungen läuft jedoch unter dem Radar. Die Bedeutung der Thematik „Soziales“ haben die Verwaltungen erkannt. Gut neun von zehn Befragten halten diese Themen aktuell für besonders relevant, denn entschiedenes Eintreten für Nachhaltigkeit stärkt die Arbeitgeberattraktivität der Verwaltungen.

„Welche Nachhaltigkeitsaspekte sind für Ihre Verwaltung besonders relevant?“; in Prozent der Befragten; Mehrfachnennungen möglich

Quellen: F.A.Z.-Institut, Sopra Steria

Thema Nachhaltigkeit weiterhin nicht in allen Verwaltungsbereichen operationalisiert

Nachhaltigkeit ist kein zusätzliches Arbeitsfeld in den Verwaltungen, sondern muss in allen Entscheidungen mitgedacht werden. Dieses Verständnis wurde bisher nur von wenigen Verwaltungen verinnerlicht. So planen nur 51 Prozent die Veröffentlichung eines Nachhaltigkeitsberichts; immerhin 77 Prozent wollen eine Nachhaltigkeitsstrategie aufstellen. Neben den behördlichen Vorgaben können sich Verwaltungen hier proaktiv profilieren, indem sie weitere Maßnahmen umsetzen. Es gilt, Nachhaltigkeitsaspekte als zentrale Ziele in der Strategie zu implementieren und von kurzfristigen, schnellen Maßnahmen wegzukommen.

„Welche der folgenden Nachhaltigkeits-Maßnahmen plant Ihre Behörde bis 2025 umzusetzen?“; in Prozent der Befragten; Mehrfachnennungen möglich

Quellen: F.A.Z.-Institut, Sopra Steria

Weitere Infos

Öffentliche APIs und GovTech

Um digitale Innovationen im öffentlichen Sektor voranzutreiben, wollen Behörden stärker mit Unternehmen aus der Privatwirtschaft zusammenarbeiten. Programmierschnittstellen – besser bekannt als APIs – können dabei eine zentrale Rolle spielen, indem sie den Austausch von Daten und den Aufbau organisationsübergreifender Ökosysteme ermöglichen.

Kontakt

Sopra Steria ist ein führendes europäisches Technologieunternehmen mit anerkannter Expertise in den Geschäftsfeldern Consulting, Digital Services und Softwareentwicklung. Der Konzern unterstützt seine Kunden dabei, die digitale Transformation voranzutreiben und konkrete und nachhaltige Ergebnisse zu erzielen. Sopra Steria bietet umfassende End-to-End-Lösungen, die große Unternehmen und Behörden wettbewerbs- und leistungsfähiger machen — und zwar auf Grundlage tiefgehender Branchenexpertise, innovativer Technologien und eines kollaborativen Ansatzes.

Das Unternehmen stellt die Menschen in den Mittelpunkt seines Handelns mit dem Ziel, digitale Technologien optimal zu nutzen und eine positive Zukunft für seine Kunden zu gestalten. Mit 47.000 Mitarbeitenden in rund 30 Ländern erzielte der Konzern 2021 einen Umsatz von 4,7 Milliarden Euro.

Webseite: soprasteria.de

Eine Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse des Branchenkompass „Public Sector 2022“ steht hier zum Download zur Verfügung.

Ansprechpartner: 
Sopra Steria SE
Markus Schlosser
Leiter Public Sector

E-Mail:
markus.schlosser@soprasteria.com

Ansprechpartner:
Sopra Steria SE
Ron de Jonge
Division Operating Officer

E-Mail:
ronald.de.jonge@soprasteria.com

Ansprechpartner:
Sopra Steria SE
Nils Ritter
Pressesprecher

E-Mail:
presse.de@soprasteria.com

Tel.:
+49 151 40625911