Mehr als nur eine weitere E-Mail: Eine Mitarbeiterbefragung ist ein mächtiges Instrument. Sie fängt die Stimmung der Beschäftigten geordnet und messbar ein. In Zeiten des Fachkräftemangels helfen Umfragen, evidenzbasierte Maßnahmen abzuleiten, um als Arbeitgeber attraktiver zu werden. Neue Mitarbeitende zu gewinnen und bestehendes Personal zu binden, ist heute wichtiger denn je.
Eine schlecht gemachte oder genutzte Mitarbeiterbefragung kostet hingegen wertvolle Arbeitszeit und demotiviert die Belegschaft. Beachten Sie die folgenden Punkte, damit Sie die Mitarbeiterbefragung richtig durchführen und das volle Potenzial ausschöpfen. Ihre Mitarbeitenden werden es Ihnen danken!
Klare Ziele, zugeschnittene Fragen
Die Erstellung des Fragebogens legt das Fundament für das weitere Projekt. Schon zu Beginn sollten klare Erkenntnisziele festgelegt werden: Was genau möchten Sie eigentlich von Ihren Mitarbeitenden wissen? Die verschiedenen Stakeholder von der Geschäftsführung über die Personalabteilung und den Betriebsrat sind möglichst früh in den Prozess zu involvieren. Eine Mitarbeiterbefragung ist schließlich ein Gemeinschaftsprojekt.
Diese Abstimmungen stellen zudem sicher, dass die Fragen Hand und Fuß haben. Wenn sich die Mitarbeitenden die Mühe machen, den Fragebogen zu beantworten, sollte dieser auch sorgfältig erstellt sein. Niemand beantwortet gerne allgemeine Standardfragen, bei denen der Bezug zum eigenen Unternehmen fehlt. Auch unklare Formulierungen und zu lange Fragebögen sollten vermieden werden, führen sie doch häufig zu geringen Rücklaufquoten.
Der Rahmen für eine Mitarbeiterbefragung: Anonymität und Vertrauen
Zum Start der Befragung sollten Unternehmen diese kommunikativ begleiten. Wenn die Vorgehensweise und Hintergründe erklärt werden, verstehen die Beschäftigten den Zweck besser und mögliche Bedenken lassen sich abbauen. Die Mitarbeitenden müssen das Gefühl haben, dass das Management ihre Meinungen und Feedbacks ernst nimmt und dass sie durch ihre Teilnahme einen echten Beitrag zur Verbesserungen des Unternehmens leisten können.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Gewährleistung der Anonymität: Sie ist die Grundlage für ehrliche und ausführliche Rückmeldungen der Mitarbeitenden. Der vertrauliche Umgang mit den Antworten der Mitarbeitenden sollte durch entsprechende Maßnahmen sichergestellt und klar kommuniziert werden.
Bei Mitarbeiterbefragungen liefert die Analyse von Untergruppen meist spannende Ergebnisse. Einzelnen Gruppen sind so groß zu fassen, dass Antworten nicht auf einzelne Personen zurückgeführt werden können. Bei solch hochsensiblen Informationen steht der Datenschutz an erster Stelle.
Die Glaubwürdigkeit einer Mitarbeiterbefragung ist zudem tendenziell höher, wenn eine neutrale externe Partei eingebunden ist, die Erfahrung im Umgang mit sensiblen Daten mitbringt – sei es nun bei der Erstellung, Durchführung oder Auswertung der Befragung oder über den gesamten Prozess.
Belastbare Datenbasis schaffen
Der Zeitpunkt sollte sorgfältig gewählt sein. Eine Mitarbeiterbefragung in Perioden hoher Arbeitsbelastung oder vor betrieblichen Veränderungen erzeugen zusätzlichen Stress. Ein langer Befragungszeitraum mit mehrfachen Erinnerungen erlaubt es den Mitarbeitenden, die Umfrage in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Eine Angabe der ungefähren Teilnahmedauer ist hierbei ein wichtiger Anhaltspunkt. Solche kleinen Schritte tragen zu aussagekräftigen Ergebnissen bei.
Wenn Sie die bisherigen Schritte beachtet haben, sollte sich Ihre Mitarbeiterbefragung reger Teilnahme erfreuen. Im nächsten Schritt sind die vielen Antworten auszuwerten und der Datenschatz in eine verständliche Form zu bringen. Unternehmen sollten nicht nur darauf schauen, wie bestimmte Themenbereiche bewertet werden, sondern auch welche die Mitarbeitenden als besonders relevant sehen. So können dringende Themen direkt angegangen werden. Freitextfelder mit ihren Möglichkeiten für Lob und Verbesserungsvorschläge sind zudem eine hilfreiche Informationsquelle, die mittels Clusterung besser interpretierbar wird.
Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung kommunizieren und umsetzen
Nicht nur für die Schublade: Eine Mitarbeiterbefragung entfacht ihr größtes Potenzial, wenn mit deren Ergebnissen auch gearbeitet wird. Nach Abschluss der Befragung gilt es, die Belegschaft zeitnah über die Resultate zu informieren. Dabei ist es bei der Ergebnispräsentation entscheidend, nicht nur die positiven Aspekte hervorzuheben, sondern auch konstruktive Kritikpunkte offen anzusprechen.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ergebnisse präsentieren und kommunizieren.
Darüber hinaus sollten konkrete Maßnahmen abgeleitet und umgehend umgesetzt werden. Dies stärkt das Vertrauen in den Prozess und erhöht die Bereitschaft, sich auch zukünftig an solchen Befragungen zu beteiligen. So wird die Mitarbeiterbefragung nicht nur als einmaliges Instrument in Krisenzeiten wahrgenommen, sondern als kontinuierlicher Bestandteil der Organisationsentwicklung. Durch regelmäßige Mitarbeiterbefragungen kann das Management Veränderungen im Laufe der Zeit beobachten und vergleichen.
Fazit: Eine gut geplante und durchgeführte Mitarbeiterbefragung ist mehr als nur eine Momentaufnahme. Denn sie bietet wertvolle Einblicke in die Stärken und Schwächen des Unternehmens und ermöglicht es, gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsumgebung und Mitarbeiterzufriedenheit zu ergreifen. So wird die Mitarbeiterbefragung zu einem kraftvollen Werkzeug, um das Engagement und die Motivation der Belegschaft langfristig zu steigern.
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